เมื่อพูดถึง Discord หลายคนน่าจะนึกถึงโปรแกรมที่เอาไว้ใช้คุยกันเวลาเล่นเกมกัน หรืออาจจะ ‘แชร์หน้าจอ’ บ้างบางที ซึ่งปกติแล้วเนเจอร์หลักของโปรแกรมนี้คือการสร้างพื้นที่ส่วนตัวที่เรียกว่า ‘Server’ ให้มองภาพว่าเป็นคลับ หรือกลุ่มใหญ่ๆ ที่ภายในจะมีแยกเป็นห้องๆ ทั้ง ‘ห้องแชท’ (Text Channel) สำหรับพิมพ์คุย และ ‘ห้องพูดคุย’ (Voice Channel) ที่สามารถเข้าไปคุยด้วยเสียง หรือวิดีโอคอลกับเพื่อนได้ทันที โดยเหล่าเกมเมอร์มักเปิดแชร์หน้าจอเล่นเกม และคุยกับเพื่อนไปพร้อมๆ กันเป็นเรื่องปกติ
แต่จริงๆ แล้วนอกจากเรื่องเล่นเกม เชื่อไหมว่าเราสามารถเอาฟีเจอร์มากมายใน Discord มาปรับใช้กับการทำงานเพื่อเพิ่ม Productivity ได้ดีมาก เช่น การแชร์หน้าจอเพื่อพรีเซนต์งาน หรือรีวิวโค้ดในทีม Dev ไปจนถึงการแยกห้องแชทตามโปรเจกต์เพื่อไม่ให้ข้อมูลปนกันเหมือนในไลน์ และที่สำคัญคือ Discord ให้ใช้ฟีเจอร์พวกนี้ได้ ‘ฟรี’ แทบทั้งหมด
มาดูกันว่าเราจะเปลี่ยนแอปสำหรับเกมเมอร์ ให้กลายเป็นพื้นที่ทำงานออนไลน์ได้อย่างไร เพื่อให้จัดการงานได้เป็นระบบ และทำงานกับทีมได้ง่ายขึ้น
จัดระเบียบออฟฟิศด้วย Categories และ Channels
ถ้าใครเคยคุยงานใน LINE จะเจอปัญหาเดียวกันคือ ทุกเรื่องปนกันอยู่ในกรุ๊ปเดียว ทั้งตามงาน ส่งไฟล์ ตามยอดขาย หรือแม้แต่สั่งข้าว ข้อมูลมันจะไหลพ้นหน้าจอไปเร็วมากจนย้อนกลับมาหาอะไรไม่เคยเจอ แต่ใน Discord เราสามารถแยกทุกอย่างออกจากกันได้ชัดเจน
Text Channels (ห้องแชทแยกหัวข้อ): แทนที่จะคุยทุกอย่างรวมกัน แค่สร้างห้องแชทแยกตามโปรเจกต์หรือแผนกได้เลย เช่น ห้อง #บัญชี, ห้อง #การตลาด หรือห้อง #ระดมสมอง ข้อดีคือเวลาจะคุยเรื่องไหน แค่เข้าไปพิมพ์ในห้องนั้น ข้อมูลจะไม่ตีกัน ไฟล์ที่ส่งไว้ในห้องการตลาดจะไม่ไปปนกับห้องบัญชี ทำให้การค้นหาข้อมูลย้อนหลังทำได้ง่ายกว่า
Categories (กลุ่มของห้องทำงาน): เพื่อไม่ให้มีห้องเยอะจนล้นแถบด้านข้าง ลองใช้ระบบ Categories เพื่อรวมห้องย่อยๆ เข้าด้วยกันเป็นหมวดหมู่ได้ เช่น สร้างกลุ่มชื่อ ‘Project A’ แล้วข้างในจะมีห้องแชท และห้องพูดคุยที่เกี่ยวกับโปรเจกต์นี้ทั้งหมด วิธีนี้ช่วยให้เวลาคนทำงานเข้ามาดู จะรู้ได้ทันทีว่า ‘พื้นที่นี้คือส่วนของงานชิ้นไหน’ และต้องไปคุยเรื่องอะไรที่ห้องไหน
การแยกห้องแบบนี้ช่วยลด Noise หรือเสียงรบกวนในการทำงานได้ดีมาก แถมเลือก Tag เรียกเฉพาะคนที่เกี่ยวข้องจริงๆ ได้ โดยไม่ต้องระแวงว่าจะไปรบกวนคนอื่นที่กำลังยุ่งอยู่กับงานส่วนอื่น
ประชุมได้ทันที (ไม่ต้องรอลิงก์) ด้วย Voice Channels
ปกติเวลาจะประชุมออนไลน์กันทีไร สิ่งที่น่าเบื่อที่สุดคือการต้องมานั่งสร้างห้องประชุมในแอปอื่น กดคัดลอกลิงก์ ส่งเข้าไปในกลุ่ม แล้วนั่งรอว่าเมื่อไหร่คนจะกดตามเข้ามาครบ แต่ใน Discord ระบบ ‘ห้องพูดคุย’ (Voice Channel) จะเปลี่ยนวิธีการประชุมให้กลายเป็นเรื่องที่ง่ายและลื่นไหลกว่านั้นเยอะ
Walk-in Style: ห้อง Voice ใน Discord จะเปิดรอไว้อยู่ตลอดเวลา ให้นึกภาพว่าเป็น ‘โต๊ะประชุม’ ที่ตั้งอยู่กลางออฟฟิศ ใครที่มีเรื่องด่วนอยากปรึกษา หรืออยากจะถามสั้นๆ แค่ 1-2 นาที แค่คลิกเข้าไปในห้องนั้น แล้วคนที่เกี่ยวข้องสามารถกดตามเข้ามาคุยได้ทันทีโดยไม่ต้องรอรับสายหรือรอส่งลิงก์กันไปมาให้เสียเวลา
ในขณะที่กำลังคุยกันในห้อง Voice สามารถกด Screen Share เพื่อโชว์งานให้เพื่อนดู หรือพิมพ์ข้อความส่งไฟล์ประกอบในห้องแชทเดียวกันนั้นได้เลย ข้อมูลทุกอย่างจะถูกเก็บไว้เป็นที่ทาง ไม่กระจัดกระจายไปอยู่ที่แอปอื่น
ฟีเจอร์นี้ช่วยประหยัดเวลาเซตอัปการประชุมได้มาก เหมาะสำหรับทีมที่ต้องการความเร็วในการตัดสินใจ หรือจะแค่ตั้งชื่อห้องว่า ‘ห้องนั่งทำงานร่วมกัน’ เพื่อให้คนในทีมเข้ามานั่งทำงานไปพร้อมๆ กัน ใครสงสัยตรงไหนเปิดไมค์ถามกันได้ทันที เหมือนนั่งทำงานอยู่ที่โต๊ะติดกันจริงๆ ได้
ตรวจงาน และพรีเซนต์ด้วยฟีเจอร์ Screen Share
ฟีเจอร์ที่เกมเมอร์เอาไว้สตรีมเกมให้เพื่อนดู จริงๆ แล้วนี่คือเครื่องมือช่วยทำงานชั้นยอด เพราะระบบสตรีมของ Discord ถูกออกแบบมาให้ภาพชัด และลื่นไหลมากๆ (เพื่อให้เห็นทุกการเคลื่อนไหวในเกม) และความลื่นไหลนี้สามารถปรับใช้กับการทำงานที่ต้องอาศัยการ ‘เห็นภาพไปพร้อมกัน’ ได้ดีสุดๆ
สำหรับสายโปรแกรมเมอร์ ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์มาก เพราะแทนที่จะต้องแคปหน้าจอโค้ดส่งไปส่งมา หรือพิมพ์อธิบายกันยาวๆ เพราะแค่แชร์หน้าจอโปรแกรมเขียนโค้ดให้ทีมดู แล้วช่วยกันเช็คโค้ดหรือนั่งแก้ไปพร้อมๆ กันได้เลย ใครเห็นจุดไหนผิดสามารถบอกกันได้สดๆ เหมือนมานั่งคุมหน้าจออยู่ข้างๆ กันเลย
หรือใครที่ทำงานสายกราฟิกหรือต้องพรีเซนต์สไลด์งานจะชอบมาก เพราะสามารถแชร์หน้าจอโปรแกรมอย่าง Photoshop, Figma หรือ PowerPoint ให้คนในห้อง Voice ดูได้ทันทีเช่นกัน
แอบเพิ่ม Tips ให้เล็กน้อย คือเราเลือกแชร์ ‘เฉพาะหน้าต่างโปรแกรม’ ได้ ไม่จำเป็นต้องแชร์ทั้งหน้าจอคอมพิวเตอร์ของ วิธีนี้ช่วยเรื่องความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยได้ดีมาก เพราะคนอื่นจะเห็นแค่โปรแกรมที่เลือกโชว์เท่านั้น ต่อให้มีแชทส่วนตัวเด้งขึ้นมา หรือแอบเปิดหน้าเว็บอื่นอยู่ คนในห้องประชุมจะไม่เห็นแน่นอน
จัดการสิทธิ์และความปลอดภัยด้วยระบบ Roles
ถ้าในออฟฟิศจริง มีตำแหน่งงาน ใน Discord มีระบบที่เรียกว่า ‘ยศ’ (Roles) ซึ่งเป็นตัวช่วยในการคุมความเป็นระเบียบ และจัดการความลับในบริษัท ไม่ให้ใครที่เกี่ยวข้องเข้ามายุ่งกับห้องทำงานที่ไม่ใช่ส่วนของตัวเอง
โดยสามารถสร้างยศแยกตามแผนกได้เลย เช่น @Manager, @Accounting, @Designer แล้วตั้งค่าให้แต่ละห้องเห็นได้เฉพาะคนบางกลุ่มเท่านั้น เช่น ห้อง ‘งบประมาณบริษัท’ เราตั้งค่าให้เฉพาะยศ @Accounting และ @Manager เท่านั้นที่มองเห็นและกดเข้ามาดูได้ พนักงานคนอื่นในเซิร์ฟเวอร์จะมองไม่เห็นแม้แต่ชื่อห้องเลย ทำให้ข้อมูลสำคัญไม่รั่วไหลแน่นอน
แจ้งเตือนได้แม่นยำด้วยการ @Role: ปัญหาของแอปแชททั่วไปคือเวลาจะตามงานที ต้อง Tag @ทุกคน (everyone) ซึ่งทำให้คนที่ไม่ได้เกี่ยวข้องต้องรำคาญแจ้งเตือนไปด้วย แต่ใน Discord เราสามารถพิมพ์เรียกเฉพาะกลุ่มได้ เช่น พิมพ์ @Marketing เพื่อเรียกทีมการตลาดมาคุยงาน คนในแผนกอื่นจะไม่โดนแจ้งเตือนให้เสียสมาธิ
นอกจากนี้ยังช่วยคุมเรื่อง ‘สิทธิ์การใช้งาน’ ได้ด้วย เช่น ใครมีสิทธิ์กดแชร์หน้าจอได้บ้าง ใครส่งไฟล์ได้บ้าง หรือใครจัดการสมาชิกได้ วิธีนี้ช่วยลดความวุ่นวายในทีมใหญ่ และลด ‘เสียงแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็น” ทำให้ทุกคนในทีมโฟกัสกับงานตรงหน้าได้เต็มที่โดยไม่โดนรบกวน
ประหยัดเวลาด้วย ‘บอท’ อัจฉริยะ
สำหรับใครที่ใช้ดิสคอร์ดระหว่างเล่นเกมเชื่อว่าจะต้องรู้จักกับ ‘บอทเปิดเพลง’ กันอยู่แล้ว แต่รู้หรือไม่ว่าบอทใน Discord นั้นมีอีกมากมาย และมีหลายตัวที่หยิบมาใช้ ‘ทำหน้าที่แทนคน’ ในงานที่ต้องทำซ้ำๆ ได้ดีมาก เช่น
บอทแจ้งเตือน
เราสามารถเชื่อม Discord เข้ากับแอปทำงานอื่นๆ ได้ เช่น ถ้าใกล้ถึงเวลานัดใน Google Calendar บอทจะเด้งข้อความมาบอกในห้องแชทของทีมทันที วิธีนี้ช่วยให้ไม่ต้องคอยสลับแอปไปเช็คบ่อยๆ แค่อยู่ใน Discord ที่เดียวรู้ความเคลื่อนไหวต่างๆ ในบริษัทได้
บอทต้อนรับและให้ข้อมูล
เวลาที่มีคนใหม่เข้าทีมมา แทนที่จะต้องคอยส่งคู่มือ หรือลิงก์เดิมซ้ำๆ เราสามารถตั้งบอทให้คอยส่งข้อความทักทาย พร้อมแนบ ‘ลิงก์คู่มือการทำงาน’ หรือ ‘ระเบียบการบริษัท’ ให้พนักงานใหม่ทันทีที่เข้ามาในเซิร์ฟเวอร์ได้เลย ลดเวลาการตอบคำถามเดิมๆ ได้เยอะมาก
บอททำโพลและตัดสินใจ
เวลาจะโหวตเลือกอะไรในทีม ไม่ต้องรอให้คนพิมพ์ตอบกันจนแชทรก เพราะสามารถใช้บอทสร้างโพลให้คนกดคลิกเลือกหัวข้อที่ต้องการได้เลย เช่น โหวตเลือกวันประชุม หรือโหวตเลือกเมนูอาหารกลางวัน ข้อมูลจะถูกสรุปออกมาเป็นกราฟให้ดูง่ายๆ ทันที
การใช้บอทคือการเปลี่ยนงาน Manual ให้กลายเป็น Automation งานไหนที่เป็นการประกาศซ้ำๆ หรือการแจ้งเตือนที่ต้องทำบ่อยๆ การหาบอทมาช่วยทำแทน จะพบว่ามีเวลาเหลือไปโฟกัสงานที่สำคัญจริงๆ ได้อีกเพียบเลย
แม้ภาพจำของ Discord จะเกี่ยวข้องกับเกม แต่ถ้ามองมันเป็นเครื่องมือชิ้นหนึ่ง และนำฟีเจอร์มาปรับเข้ากับการทำงานจะพบว่ามันคือโปรแกรมฟรีที่ช่วยให้การทำงานกับทีม ง่ายขึ้น เร็วขึ้น และเป็นระบบขึ้นอย่างมาก ใครที่กำลังวุ่นวายกับระบบการทำงานภายในองค์กรอยู่ ลองเอาฟีเจอร์ทั้ง 5 ข้อนี้ไปปรับใช้ง่ายๆ ดูก่อน ไม่แน่ว่าอาจจะเป็นทางออกให้ workflow การทำงานมันลื่นไหลแบบที่ไม่เคยเป็นมาก่อน
