ทำอย่างไรให้ใช้ 24 ชั่วโมงได้มีประสิทธิภาพสูงสุด โดยยังบาลานซ์ได้ทั้งภาระหน้าที่และกิจกรรมจรรโลงชีวิต…. เวลาต้องรับมือกับหลายอย่างพร้อมๆกัน วิธีเบื้องต้นที่จะช่วยคุณได้คือ ลิสต์รายการสิ่งที่ต้องทำและกำหนดเวลาให้แต่ละกิจกรรม เป็นตัวช่วยง่ายๆในการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำ แต่วันนี้เรามีวิธีที่แอดวานซ์กว่านั้นมาบอกเล่าให้ฟัง เป็นทฤษฎีสากลสำหรับการจัดการเวลาและกิจกรรมในชีวิตที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย และยังถูกนำไปประยุกต์เป็นคำถามสัมภาษณ์งานอีกด้วย
และทฤษฎีไม่ใช่เรื่องใหม่ และถูกกล่าวถึงในหนังสือที่ได้รับความนิยมตลอดกาล The Seven Habits of Highly Effective People เขียนโดย Stephen R. Covey ตีพิมพ์ครั้งแรกปี 1989 อยู่ในพาร์ทที่ 3 ของหนังสือเป็นหัวข้อเกี่ยวกับ การทำตามลำดับความสำคัญ (Put First Things First )โดยแบ่งกิจกรรมต่างๆในชีวิตเราออกเป็น 4 แบบ หรือ 4 Quadrants
Q1 สำคัญ และ เร่งด่วน (urgent and important) เช่น โทรกลับหาลูกค้า จ่ายค่าไฟ เตรียมเอกสารที่ต้องใช้ประชุมในชั่วโมงถัดไป
Q2 สำคัญ แต่ ไม่เร่งด่วน (important but not urgent) เช่น เรียนภาษาอังกฤษ วางแผนการเงิน ทำ weekly report
Q3 ไม่สำคัญ แต่ เร่งด่วน (not important but urgent) เช่น จองบัตรคอนเสิร์ต ตอบเมล ซื้อของใช้
Q4 ไม่สำคัญ และ ไม่เร่งด่วน (not important and not urgent) เช่น เช็ค notification เฟซบุ๊ค
* แต่ละคนอาจให้ความสำคัญกับแต่ละกิจกรรมต่างกัน เรื่องที่เป็น Q3 ของเรา อาจจะเป็นเรื่อง Q1 ของเพื่อนก็ย่อมได้
ลองทำตาราง 4 Quadrants ของตัวเองขึ้นมา กำหนดให้เป็นตารางรายสัปดาห์ก็ได้นะ แล้วสังเกตุตัวเองว่าคุณใช้ 1 วันของตัวเองไปกับกิจกรรมใน Q ไหนมากที่สุด ถ้าให้เวลาไปกับ Q4 เยอะ (ไม่สำคัญ และ ไม่เร่งด่วน) กิจกรรมที่คุณต้องสะสางอาจจะไปอัดกันแน่นอยู่ใน Q1 (สำคัญ และ เร่งด่วน) เพราะเวลาส่วนใหญ่ถูกใช้หมดไปกับเรื่องไม่สำคัญและไม่รีบ เลยกลายเป็นว่ามีงานต้องสะสางอีกหลายอย่างแต่มีเวลาเหลืออยู่น้อยนิด ทุกอย่างจึงสำคัญและเร่งด่วนไปหมด ถ้ารายการใน Q1 ของคุณแน่น คุณจะเหนื่อยมาก แน่นอนว่าอาจกระทบสุขภาพกันเลยทีเดียว
อีกหนึ่งทริคสุดท้ายที่อยากแนะนำคือ ให้น้ำหนักกับ Q2 (สำคัญ และ ไม่เร่งด่วน) มากหน่อย แล้วคุณจะเหนื่อยน้อยลง เพราะหากคุณพยายามจัดการทุกอย่างให้อยู่ใน Q2 ได้ นั่นหมายถึงงานจะไม่ไปกองรวมกันอยู่ใน Q1 (สำคัญ และ เร่งด่วน) คุณจะควบคุมเวลาของตัวเองได้ดีขึ้น เครียดน้อยลง และมีเวลาเหลือในการไปทำ Q3 และ Q4 ได้อย่างไม่ต้องกังวล
อันที่จริงคุณนำตารางนี้ไปประยุกต์ใช้ได้กับหลายสถานการณ์เลย จะทำเป็นแพลนยาวๆหรือจะเจาะจงเป็นโปรเจคๆไปก็ทำได้ ซึ่งจะทำให้คุณเห็นภาพรวมของเวลา สิ่งที่ต้องทำ และความสำคัญของแต่ละกิจกรรมได้ชัดเจนขึ้น ตารางนี้แข่งกับตัวเองล้วนๆ เป็นการฝึกฝนบาลานซ์ชีวิตและจัดการกับเรื่องต่างๆในเวลาจำกัด ขอยกตัวอย่างการใช้ 4 Quadrants กับช่วงพักร้อน
ตัวอย่างสถานการณ์: อีก 3 สัปดาห์จะไปพักร้อนที่อินโดนีเซีย
Q1 (สำคัญ และ เร่งด่วน) ขอวีซ่า ต่ออายุพาสปอร์ต จองตั๋วเครื่องบิน
Q2 (สำคัญ แต่ ไม่เร่งด่วน) จัดโปรแกรมเที่ยว ศึกษาเส้นทาง ดูรีวิวร้านสถานที่
Q3 (ไม่สำคัญ แต่ เร่งด่วน) หาเสื้อผ้าให้ได้สีคุมโทนกับสถานที่
Q4 (ไม่สำคัญ และ ไม่เร่งด่วน) หาซื้อของที่คนไม่สนิทฝากซื้อ
สรุปแล้ว Q1 คือเรื่องของการจัดการสิ่งที่กระชั้นชิดและสำคัญ / Q2 ออกแนววางแผนและปฏิบัติแบบระยะยาวกับเรื่องสำคัญ ที่มีผลต่อปัจจุบันและอนาคต ควรโฟกัสส่วนนี้ เพื่อไม่ให้ปัญหามาอยู่ใกล้ตัว ว / Q3 พยายามอย่าให้เรื่องไม่สำคัญมามีอิทธิพลกับเวลา / Q4 ไม่ได้งดแต่พยายามลิมิตเวลากับกิจกรรมในส่วนนี้ เพื่อไม่ให้ไปเบียดเวลาของ Q อื่นๆ
อาจจะไม่ง่ายนัก แต่ถ้าฝึกฝนอยู่เรื่อยๆเราก็จะบริหารเวลาและกิจกรรมต่างๆของตัวเองได้เก่งขึ้น มาเริ่มกันเลย!
Reference: Forbes.com
Reference: Czarto.com
Source: Copyright © MarketingOops.com
