เข้าใจกระบวนการคิดและทำงานแบบ ‘Agile – Scrum’ ทำไมถึงสำคัญเวลาประชุม ‘ก้าวเล็กแต่บรรลุเป้าหมายใหญ่เร็ว’

เดี๋ยวนี้เราน่าจะเริ่มคุ้นๆ กับคำว่า ‘Agile & Scrum’ มากขึ้นแล้ว เพราะหลายๆ บริษัทให้ความสำคัญกับแนวคิดทั้ง 2 รูปแบบนี้มากขึ้น ยิ่งช่วงพักหลังๆ ที่มีการระบาดของไวรัส COVID-19 การที่บริษัทต้องปรับรูปแบบการทำงานเป็น ‘Remote working’ ยิ่งทำให้แนวคิดแบบ Agile เข้ามามีบทบาทกับแทบทุกบริษัท

ยิ่งปัจจุบันมีการนำ 2 แนวคิดนี้เข้ามาใช้ และมีส่วนร่วมในกระบวนการคิดระหว่างการประชุมด้วย โดยเฉพาะกับ ‘ทีมการตลาด’ ที่ต้องระดมสมองวางแผนกันอยู่บ่อยๆ ยิ่งในช่วงนี้ที่ต้องเตรียมแพลนสำหรับโค้งสุดท้ายช่วงไตรมาสสุดท้ายของปี ยิ่งต้องงัดกลยุทธ์ต่างๆ มาใช้ให้เกิดประโยชน์มากที่สุด

ดังนั้น แนวคิดแบบ Agile และวิธีการปฏิบัติแบบ Scrum ค่อนข้างสำคัญทีเดียว สำหรับการประชุมที่จะทำให้เกิดประสิทธิภาพบรรลุผลได้

แต่ก่อนอื่น เรามาทำความเข้าใจความหมายของคำว่า ‘Agile’ และ ‘Scrum’ กันแบบง่ายๆ ก่อน เผื่อใครบางคนอาจจะยังงงๆ อยู่ว่าคืออะไร

Agile คืออะไร

เป็นแนวคิดการทำงานอย่างหนึ่งที่องค์กรส่วนใหญ่ในยุคนี้ใช้กัน เพื่อทำให้ระหว่างการทำงานคล่องตัวมากขึ้น เกิดประสิทธิผลได้เร็วขึ้น สามารถครอบคลุมตั้งแต่ Agile กับคน, การสื่อสาร, การทำงาน ไปจนถึง การบริการ โดยระหว่างขั้นตอนนั้นๆ จะใช้เวลากระชับขึ้น วางแผนให้เร็ว ทำเร็ว ทดสอบเร็ว และแก้ไขเร็ว โดยจะใช้เวลาวางแผนคร่าวๆ ไม่ถึงขนาดต้องมี master plan ตั้งแต่เริ่มต้นจนจบเหมือนการทำงานแบบดั้งเดิม ซึ่งภาษาทางการเรียกกันว่า การทำงานแบบ ‘Waterfall Process’ ที่กว่าจะผ่านไปแต่ละขั้นตอนต้องใช้เวลานาน

ข้อเสียของการทำงานแบบดั้งเดิม (Waterfall) นอกจากจะใช้เวลานานแล้ว ยังใช้กำลังคนมากกว่า และไม่มีความยืดหยุ่น ปรับแก้ไขแต่ละขั้นตอนค่อนข้างยาก เพราะจะยึดการทำงานตาม master plan ต้นจบจน (ล่วงหน้า) ดังนั้น สินค้า/บริการนั้นๆ กว่าจะถึงมือลูกค้าได้บางทีก็ช้ากว่ากำหนดก็มี

ดังนั้น จำกันง่ายๆ สำหรับแนวคิดแบบ Agile ก็คือ ทำให้คล่องแคล่วที่สุด ค่อยๆ ทีละนิดทีละขั้นตอนแต่ ‘ต้องสม่ำเสมอ’  พยายามหาข้อผิดพลาดให้เร็ว และเร่งแก้ไขทันที ที่สำคัญโฟกัสการสื่อสารเป็นทีมมากกว่ากระบวนการ (ไม่มีการแบ่งฝ่าย หรือ ไม่ต้องยื่นเรื่องเพื่อขอติดต่อข้ามแผนก เป็นต้น)

‘Scrum’ วิธีการทำงานที่มาคู่กับ ‘Agile’

เป็นกรอบการทำงาน (Framework) ที่ได้รับความนิยมมากและมักจะใช้คู่กับแนวคิดแบบ Agile โดยมีจุดประสงค์หลักๆ เพื่อลดความซ้ำซ้อนของปัญหา ลดขั้นตอนระหว่างการทำงาน และทำงานได้แบบยืดหยุ่นรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ไม่ว่าจะมาจาก vision หรือ user story ก็ตาม และสามารถครอบคลุมได้ทุกๆ กระบวนการจนกว่าจะส่งมอบสินค้า/บริการให้กับลูกค้า

กรอบทำงานแบบ Scrum ที่ว่านี้ จะไม่มีการแบ่งฝ่ายว่า ใครอยู่ตำแหน่งอะไร เป็นซีเนียร์หรือจูเนียร์มาก่อน แต่จะเป็นการทำงานในแบบที่ ‘ทุกคน’ ช่วยกันทั้งหมด (รุมๆ ช่วยกัน) และจะมีแค่ 3 ตำแหน่งหลักๆ เพื่อแบ่งหน้าที่ให้ชัดเจน ได้แก่

• Product Owner = ประเมินทุกอย่าง จัดลำดับความสำคัญทุกขั้นตอน และเป็นคนแบ่งหน้าที่งานให้กับคนในทีม

• Scrum Master = คนที่คอยประเมินปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างทาง และทำหน้าที่ขจัดปัญหานั้นๆ ออกไปให้หมด เพื่อให้การทำงานคล่องตัว

• Team = ทุกคนที่เหลือจะสามารถทำงานข้ามสายได้ตามความถนัด ไม่จำเป็นต้องอิงกับ ‘ตำแหน่งจริงๆ’ ซึ่งในทีมที่ว่านี้ จะมีครบทุกตำแหน่งที่จำเป็นตั้งแต่กระบวนการต้นน้ำยันปลายน้ำ

Agile + Scrum ทำงานร่วมกันอย่างไรให้เกิดผล

ในเมื่อกระบวนการคิดมีความยืดหยุ่นแบบ Agile แล้ว การทำงานรูปแบบ Scrum จะเป็นแบบไหน เราจะยกตัวอย่างให้เห็นภาพง่ายๆ อย่างเช่น จากเดิมที่ทีมนักการตลาดจะประชุมสัปดาห์ละ 2 ครั้ง แต่การทำงานแบบที่ว่ามานี้ สามารถประชุมได้ทุกวัน หรือวันละ 1-2 รอบก็ตาม เพราะใช้เวลาน้อยลงเพียง 15-30 นาทีเท่านั้น (จากเดิมที่อาจจะประชุมกันทั้งวัน)

ทำไมถึงใช้เวลาน้อย? ก็เพราะว่า การทำงานแบบนี้เราใช้วิธีประเมินกันแบบ นาทีต่อนาที วันต่อวันมากกว่า แต่ก็ไม่ลืมที่จะประเมินภาพรวมใหญ่ด้วย (แบบหลวมๆ) ดังนั้น ถ้าเกิดปัญหาอย่างใดอย่างหนึ่งระหว่างกระบวนการ เราจะสามารถแก้ไขได้ทันที ‘ยิ่งเจอปัญหาเร็ว ข้อผิดพลาดเร็ว เราจะยิ่งแก้ไขได้เร็ว’ นี่คือเทคนิคอย่างหนึ่งของ Agile + Scrum Framework

นักวิเคราะห์พูดถึงขั้นตอนที่สำคัญที่สุดสำหรับ Agile และ Scrum นั่นก็คือ ‘Sprint Planning’ การเริ่มต้นการประชุมเพื่อวางแผนทั้งหมด โดยหลักๆ จะมี 2 ประเด็นที่ต้องถกกันก่อนเริ่มต้นลงมือทำ ก็คือ How (ใช้วิธีแบบไหน อย่างไร) และ How long (อย่างน้อยๆ ต้องรู้กรอบเวลาที่ชัดเจนว่าขั้นตอนทั้งหมดควรใช้เวลานานเท่าไหร่) หรือ Estimate Time

ที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งก็คือ ‘sprint goal’ ต้องชัดเจนสามารถบอกได้ว่า เป้าหมายคืออะไร ใครคือกลุ่มเป้าหมาย และต้องเป็นแพลน(กลยุทธ์แบบไหน) เป็นต้น ยกตัวอย่าง เช่น

• ตรวจสอบสมมุติฐานว่าแคมเปญ/โปรโมชั่นครมีเสียงเพลงมั้ย เช่น เพลงยุค 80s หมายความว่าต้องตีโจทย์ให้แตกว่ากลุ่มเป้าหมายหลัก-รอง คือใคร

• ควรจะมีการโปรโมตอีเวนต์เสมือนจริงก่อนปล่อยโปรโมชั่น/แคมเปญหรือไม่ (เลือกช่วงเวลาเป็นสิ่งสำคัญ)

• ควรจะสร้างโฆษณาสำหรับการเปิดร้านใหม่หรือโปรดักส์ใหม่หรือไม่

ทั้งนี้ รูปแบบการทำงานแบบ Scrum นี่จริงแล้วเพื่ออะไร หรือเพื่อประโยชน์แบบไหนกันแน่ นักวิเคราะห์พูดว่า “หากเราใช้ความคิดแบบยืดหยุ่นแล้ว เราจะเห็นมุมมองที่ยืดหยุ่นด้วยเช่นกัน”

ดังนั้น Scrum Framework จะช่วยให้เรากำหนดทิศทางและความสามารถของผลิตภัณฑ์/บริการ รู้ชัดเจนว่าอะไรควรมี และอะไรไม่ควรมี, เป็นการเพิ่มคุณค่าให้โปรดักส์, การทำงานแบบมีระเบียบและรวบรัดขั้นตอนได้ จะทำให้เราสามารถส่งมอบผลิตภัณฑ์/บริการได้เร็วและบ่อยมากขึ้น (แสดงถึงความใส่ใจ) นอกจากนี้ Life cycle ของผลิตภัณฑ์และบริการนั้นๆ จะมีความยั่งยืนมากขึ้น สามารถรู้จุดอ่อน-แข็ง เพื่อรื้อมาแก้ไขได้ใหม่ง่ายขึ้น

ทีนี้ก็พอจะมองภาพออกแล้วใช่มั้ยว่า Agile + Scrum มีความสำคัญในขั้นตอนการวางแผนงานอย่างไร และในระหว่างการประชุมแต่ละครั้ง เราควรแบ่งหน้าที่และลักษณะงานกันอย่างไร ถึงให้สามารถบรรลุเป้าหมายใหญ่ได้ง่ายขึ้น การเริ่มจากก้าวเล็กๆ ปรับเปลี่ยนวิธีคิด และวิธีการทำงานเล็กน้อย ก็จะนำไปสู่เป้าหมายอีกแบบได้แล้ว ของแบบนี้มันต้องลองทำดู

ที่มา: martechtoday1, martechtoday2, scrumguides