เข้าใจกระบวนการคิดและทำงานแบบ ‘Agile – Scrum’ ทำไมถึงสำคัญเวลาประชุม ‘ก้าวเล็กแต่บรรลุเป้าหมายใหญ่เร็ว’

  • 70
  •  
  •  
  •  
  •  

 

เดี๋ยวนี้เราน่าจะเริ่มคุ้นๆ กับคำว่า ‘Agile & Scrum’ มากขึ้นแล้ว เพราะหลายๆ บริษัทให้ความสำคัญกับแนวคิดทั้ง 2 รูปแบบนี้มากขึ้น ยิ่งช่วงพักหลังๆ ที่มีการระบาดของไวรัส COVID-19 การที่บริษัทต้องปรับรูปแบบการทำงานเป็น ‘Remote working’ ยิ่งทำให้แนวคิดแบบ Agile เข้ามามีบทบาทกับแทบทุกบริษัท

ยิ่งปัจจุบันมีการนำ 2 แนวคิดนี้เข้ามาใช้ และมีส่วนร่วมในกระบวนการคิดระหว่างการประชุมด้วย โดยเฉพาะกับ ‘ทีมการตลาด’ ที่ต้องระดมสมองวางแผนกันอยู่บ่อยๆ ยิ่งในช่วงนี้ที่ต้องเตรียมแพลนสำหรับโค้งสุดท้ายช่วงไตรมาสสุดท้ายของปี ยิ่งต้องงัดกลยุทธ์ต่างๆ มาใช้ให้เกิดประโยชน์มากที่สุด

ดังนั้น แนวคิดแบบ Agile และวิธีการปฏิบัติแบบ Scrum ค่อนข้างสำคัญทีเดียว สำหรับการประชุมที่จะทำให้เกิดประสิทธิภาพบรรลุผลได้

แต่ก่อนอื่น เรามาทำความเข้าใจความหมายของคำว่า ‘Agile’ และ ‘Scrum’ กันแบบง่ายๆ ก่อน เผื่อใครบางคนอาจจะยังงงๆ อยู่ว่าคืออะไร

Agile คืออะไร

เป็นแนวคิดการทำงานอย่างหนึ่งที่องค์กรส่วนใหญ่ในยุคนี้ใช้กัน เพื่อทำให้ระหว่างการทำงานคล่องตัวมากขึ้น เกิดประสิทธิผลได้เร็วขึ้น สามารถครอบคลุมตั้งแต่ Agile กับคน, การสื่อสาร, การทำงาน ไปจนถึง การบริการ โดยระหว่างขั้นตอนนั้นๆ จะใช้เวลากระชับขึ้น วางแผนให้เร็ว ทำเร็ว ทดสอบเร็ว และแก้ไขเร็ว โดยจะใช้เวลาวางแผนคร่าวๆ ไม่ถึงขนาดต้องมี master plan ตั้งแต่เริ่มต้นจนจบเหมือนการทำงานแบบดั้งเดิม ซึ่งภาษาทางการเรียกกันว่า การทำงานแบบ ‘Waterfall Process’ ที่กว่าจะผ่านไปแต่ละขั้นตอนต้องใช้เวลานาน

 

Credit: www.tnt.co.th

 

ข้อเสียของการทำงานแบบดั้งเดิม (Waterfall) นอกจากจะใช้เวลานานแล้ว ยังใช้กำลังคนมากกว่า และไม่มีความยืดหยุ่น ปรับแก้ไขแต่ละขั้นตอนค่อนข้างยาก เพราะจะยึดการทำงานตาม master plan ต้นจบจน (ล่วงหน้า) ดังนั้น สินค้า/บริการนั้นๆ กว่าจะถึงมือลูกค้าได้บางทีก็ช้ากว่ากำหนดก็มี

ดังนั้น จำกันง่ายๆ สำหรับแนวคิดแบบ Agile ก็คือ ทำให้คล่องแคล่วที่สุด ค่อยๆ ทีละนิดทีละขั้นตอนแต่ ‘ต้องสม่ำเสมอ’  พยายามหาข้อผิดพลาดให้เร็ว และเร่งแก้ไขทันที ที่สำคัญโฟกัสการสื่อสารเป็นทีมมากกว่ากระบวนการ (ไม่มีการแบ่งฝ่าย หรือ ไม่ต้องยื่นเรื่องเพื่อขอติดต่อข้ามแผนก เป็นต้น)

 

 

‘Scrum’ วิธีการทำงานที่มาคู่กับ ‘Agile’

เป็นกรอบการทำงาน (Framework) ที่ได้รับความนิยมมากและมักจะใช้คู่กับแนวคิดแบบ Agile โดยมีจุดประสงค์หลักๆ เพื่อลดความซ้ำซ้อนของปัญหา ลดขั้นตอนระหว่างการทำงาน และทำงานได้แบบยืดหยุ่นรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ไม่ว่าจะมาจาก vision หรือ user story ก็ตาม และสามารถครอบคลุมได้ทุกๆ กระบวนการจนกว่าจะส่งมอบสินค้า/บริการให้กับลูกค้า

กรอบทำงานแบบ Scrum ที่ว่านี้ จะไม่มีการแบ่งฝ่ายว่า ใครอยู่ตำแหน่งอะไร เป็นซีเนียร์หรือจูเนียร์มาก่อน แต่จะเป็นการทำงานในแบบที่ ‘ทุกคน’ ช่วยกันทั้งหมด (รุมๆ ช่วยกัน) และจะมีแค่ 3 ตำแหน่งหลักๆ เพื่อแบ่งหน้าที่ให้ชัดเจน ได้แก่

  • Product Owner = ประเมินทุกอย่าง จัดลำดับความสำคัญทุกขั้นตอน และเป็นคนแบ่งหน้าที่งานให้กับคนในทีม
  • Scrum Master = คนที่คอยประเมินปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างทาง และทำหน้าที่ขจัดปัญหานั้นๆ ออกไปให้หมด เพื่อให้การทำงานคล่องตัว
  • Team = ทุกคนที่เหลือจะสามารถทำงานข้ามสายได้ตามความถนัด ไม่จำเป็นต้องอิงกับ ‘ตำแหน่งจริงๆ’ ซึ่งในทีมที่ว่านี้ จะมีครบทุกตำแหน่งที่จำเป็นตั้งแต่กระบวนการต้นน้ำยันปลายน้ำ

 

 

 

Agile + Scrum ทำงานร่วมกันอย่างไรให้เกิดผล

ในเมื่อกระบวนการคิดมีความยืดหยุ่นแบบ Agile แล้ว การทำงานรูปแบบ Scrum จะเป็นแบบไหน เราจะยกตัวอย่างให้เห็นภาพง่ายๆ อย่างเช่น จากเดิมที่ทีมนักการตลาดจะประชุมสัปดาห์ละ 2 ครั้ง แต่การทำงานแบบที่ว่ามานี้ สามารถประชุมได้ทุกวัน หรือวันละ 1-2 รอบก็ตาม เพราะใช้เวลาน้อยลงเพียง 15-30 นาทีเท่านั้น (จากเดิมที่อาจจะประชุมกันทั้งวัน)

ทำไมถึงใช้เวลาน้อย? ก็เพราะว่า การทำงานแบบนี้เราใช้วิธีประเมินกันแบบ นาทีต่อนาที วันต่อวันมากกว่า แต่ก็ไม่ลืมที่จะประเมินภาพรวมใหญ่ด้วย (แบบหลวมๆ) ดังนั้น ถ้าเกิดปัญหาอย่างใดอย่างหนึ่งระหว่างกระบวนการ เราจะสามารถแก้ไขได้ทันที ยิ่งเจอปัญหาเร็ว ข้อผิดพลาดเร็ว เราจะยิ่งแก้ไขได้เร็ว นี่คือเทคนิคอย่างหนึ่งของ Agile + Scrum Framework

 

 

นักวิเคราะห์พูดถึงขั้นตอนที่สำคัญที่สุดสำหรับ Agile และ Scrum นั่นก็คือ ‘Sprint Planning’ การเริ่มต้นการประชุมเพื่อวางแผนทั้งหมด โดยหลักๆ จะมี 2 ประเด็นที่ต้องถกกันก่อนเริ่มต้นลงมือทำ ก็คือ How (ใช้วิธีแบบไหน อย่างไร) และ How long (อย่างน้อยๆ ต้องรู้กรอบเวลาที่ชัดเจนว่าขั้นตอนทั้งหมดควรใช้เวลานานเท่าไหร่) หรือ Estimate Time

ที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งก็คือ ‘sprint goal’ ต้องชัดเจนสามารถบอกได้ว่า เป้าหมายคืออะไร ใครคือกลุ่มเป้าหมาย และต้องเป็นแพลน(กลยุทธ์แบบไหน) เป็นต้น ยกตัวอย่าง เช่น

  • ตรวจสอบสมมุติฐานว่าแคมเปญ/โปรโมชั่นครมีเสียงเพลงมั้ย เช่น เพลงยุค 80s หมายความว่าต้องตีโจทย์ให้แตกว่ากลุ่มเป้าหมายหลัก-รอง คือใคร
  • ควรจะมีการโปรโมตอีเวนต์เสมือนจริงก่อนปล่อยโปรโมชั่น/แคมเปญหรือไม่ (เลือกช่วงเวลาเป็นสิ่งสำคัญ)
  • ควรจะสร้างโฆษณาสำหรับการเปิดร้านใหม่หรือโปรดักส์ใหม่หรือไม่

ทั้งนี้ รูปแบบการทำงานแบบ Scrum นี่จริงแล้วเพื่ออะไร หรือเพื่อประโยชน์แบบไหนกันแน่ นักวิเคราะห์พูดว่า “หากเราใช้ความคิดแบบยืดหยุ่นแล้ว เราจะเห็นมุมมองที่ยืดหยุ่นด้วยเช่นกัน”

ดังนั้น Scrum Framework จะช่วยให้เรากำหนดทิศทางและความสามารถของผลิตภัณฑ์/บริการ รู้ชัดเจนว่าอะไรควรมี และอะไรไม่ควรมี, เป็นการเพิ่มคุณค่าให้โปรดักส์, การทำงานแบบมีระเบียบและรวบรัดขั้นตอนได้ จะทำให้เราสามารถส่งมอบผลิตภัณฑ์/บริการได้เร็วและบ่อยมากขึ้น (แสดงถึงความใส่ใจ) นอกจากนี้ Life cycle ของผลิตภัณฑ์และบริการนั้นๆ จะมีความยั่งยืนมากขึ้น สามารถรู้จุดอ่อน-แข็ง เพื่อรื้อมาแก้ไขได้ใหม่ง่ายขึ้น

ทีนี้ก็พอจะมองภาพออกแล้วใช่มั้ยว่า Agile + Scrum มีความสำคัญในขั้นตอนการวางแผนงานอย่างไร และในระหว่างการประชุมแต่ละครั้ง เราควรแบ่งหน้าที่และลักษณะงานกันอย่างไร ถึงให้สามารถบรรลุเป้าหมายใหญ่ได้ง่ายขึ้น การเริ่มจากก้าวเล็กๆ ปรับเปลี่ยนวิธีคิด และวิธีการทำงานเล็กน้อย ก็จะนำไปสู่เป้าหมายอีกแบบได้แล้ว ของแบบนี้มันต้องลองทำดู

 

 

 

ที่มา: martechtoday1, martechtoday2, scrumguides


  • 70
  •  
  •  
  •  
  •  
prakai
prakai
'ชีวิต' ต้องมีสีสันหลากหลาย เหมือนกับความรู้ที่มีหลายมิติ ทั้งไลฟ์สไตล์, การตลาด, ดิจิทัล, ประเพณี-วัฒนธรรม