COVID-19 ไม่จบ! iProspect แชร์วิธี Work From Home คูลๆ workflow อย่างไรช่วยเพิ่ม Productivity

  • 837
  •  
  •  
  •  
  •  

COVID-19 ไม่จบ! iProspect แชร์วิธี Work From Home คูลๆ workflow อย่างไรช่วยเพิ่ม Productivity

เวลานี้หากใครไม่พูดถึง COVID-19 หรือ Coronavirus ต้องบ้าไปแน่ๆ เพราะการแพร่ระบาดกำลังกระทบไปทั่วโลกกว่า 50 ประเทศ ผลกระทบที่ลามเป็นวงกว้างขนาดนี้ สิ่งเดียวที่ทุกประเทศพร้อมใจกันทำได้ ก็คือ นโยบาย WFH (Work From Home) หรือบางประเทศก็ประกาศปิดเมือง-พรมแดนอย่างไม่รอช้า

มีหรือประเทศไทยจะสวนกระแสโลก รัฐบาลไทยประกาศขอความร่วมมือให้ภาครัฐ Work From Home ได้ไม่นาน จากนั้นปรากฏการณ์ที่เราเห็นตามมาก็คือ การทยอยประกาศ Work From Home จากภาคเอกชนของบริษัทต่างๆ

ช่วงเวลาแห่งความยากลำบากนี้ หากคนไทยไม่ช่วยคนไทยด้วยกันเอง แล้วเราจะพาประเทศเราให้รอดพ้นจากพิษ COVID-19 ได้อย่างไร ซึ่งในวันนี้ Marketing Oops! อยากหยิบยกไอเดียของ iProspect กับแนวทางการ Work From Home ซึ่งเรียกได้ว่าน่าจะเป็นอีกหนึ่ง กู๊ดไอเดียให้กับบริษัทอื่นๆ ที่กำลังศึกษาหนทาง หรือลังเลว่าจะให้ทำงานที่บ้านดีหรือไม่ หรือไม่ก็อาจจะเป็น first experience สำหรับเจ้าของกิจการหลายรายก็เป็นไปได้

คุณคมจักร กำธรพสินี กรรมการผู้จัดการ (MD) ของ iProspect ได้โพสต์ข้อความบน Facebook เพื่อแชร์ไอเดีย และวิธีการทำงานต่างๆ ของบริษัทได้อย่างน่าสนใจ ซึ่งเป็นครั้งที่ 2 สำหรับการให้พนักงานทำงานอยู่ที่บ้านโดยครั้งแรกเคยทดสอบใช้มาแล้วในวิกฤตที่กรุงเทพฯ ประสบปัญหาน้ำท่วมเมื่อปี 2011 โดยมีอยู่ 3 เรื่องหลักๆ ที่น่าจะนำมาเป็นกรณีศึกษา และเป็นแนวทางให้กับหลายๆองค์กรได้ดีทีเดียว

Facebook Post ของคุณคมจักร จาก iProspect เรื่องการ Work From Home

ตั้งข้อตกลงและสร้างความเข้าใจการ Work From Home ให้ตรงกัน

อย่างที่คุณคมจักร ได้พูดเอาไว้ว่า “การทำงานจากที่บ้าน คือ การทำงานปกติ ที่พวกคุณไม่ต้องมาทำงานที่ Office ไม่ใช่วันหยุดในทุกรูปแบบ ดังนั้น ถ้าติดต่อไม่ได้, ไม่พร้อมทำงาน หรือ ไม่ส่งงานที่ได้รับมอบหมาย บริษัทจะถือว่าไม่ได้มาทำงาน และต้องใช้กฎ ‘Leave without Pay’ ในวันนั้นโดยอัตโนมัติ”

ด้วยสถานการณ์แบบนี้ที่ทุกคนต้องพึ่งพาอาศัยกัน การสร้างความ fair ให้กับทุกฝ่ายด้วยความเข้าใจที่ตรงกันนั้นเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ดังนั้น การพูดคุย และการหารือข้อตกลงที่จะทำร่วมกันควรต้องชัดเจน อย่าง วิธีการ check-in คนในทีมผ่านช่องทางต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น online conference หรือการ chat พูดคุย รวมไปถึงการกำหนดเวลาที่จะ check-in พร้อมๆ กัน มีส่วนทำให้การทำงานราบรื่น และมีประสิทธิภาพขึ้น เราต้องอย่าลืมว่า การสื่อสารกันให้เหมือนเดิมนั้นสำคัญมากๆ ทั้งยังจะทำให้ gap ระหว่างทีมที่ประสานงานกันเล็กลงไปด้วย ทีนี้ระยะห่างก็ไม่ใช่อุปสรรคในการทำงานแล้ว

ตัวอย่างการรายงานตัวของพนักงานเมื่อ Work From Home

แม้จะทำงานจากที่บ้าน แต่วัฒนธรรมในการทำงานต้องยังคงอยู่

‘Single Mindset’ ของคนในองค์กรที่มีจุดมุ่งหมายเดียวกันก็เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่สำคัญมาก ‘วัฒนธรรมในการทำงาน’ ของแต่ละบริษัทอาจจะแตกต่างกันไป แต่เราต้องมีทิศทางเดียวกันทั้งองค์กร ดังนั้น ความท้าทายของการ Work From Home นอกจาก solutions ต่างๆ และ tools ที่จะมาช่วย support การทำงานของเรา

สำหรับ iProspect คุณคมจักร ได้พูดถึง ‘Workflow’ ของการทำงานจากที่บ้าน เล่าให้เราฟังว่า ตั้งแต่ปี 2019 iProspect ได้ให้พนักงานในระดับ Team Lead และ Management เลือกทำงานจากที่บ้านได้ สัปดาห์ละ 1 วัน ซึ่งจุดประสงค์หลักของนโยบายนี้ ก็เพื่อให้พนักงานได้มีเวลานั่งคิดทบทวน ประมวลภาพการทำงานทั้งหมดในสัปดาห์ที่ผ่านมา และมีเวลาได้วางแผนการทำงานต่อไปด้วย

ลองคิดดูว่า มันน่าจะดีไม่น้อยทีเดียวถ้าเราได้มีเวลาทบทวนผลงาน แนวทางการทำงาน หรือแม้แต่ วิธีการเข้าสังคมกับเพื่อนร่วมงานก็ตาม ซึ่งตอนนี้ก็มีหลายๆ บริษัทในสหรัฐอเมริกา ยุโรป และในจีน ที่มีการสร้างวัฒนธรรมในการทำงานที่เอื้อต่อการประเมินผลงานของตัวเองมากขึ้น

อีกหนึ่งตัวอย่างการสร้างวัฒนธรรมในการทำงานที่น่าสนใจ แม้จะไม่ใช่การ Work From Home แต่เป็นการสร้างแรงบันดาลใจที่ดีในระยะยาว จากบริษัท Amazon ยักษ์ใหญ่ด้านอีคอมเมิร์ซของสหรัฐฯ และ บริษัทเทคโนโลยี Microsoft โมเดลนี้เป็นการปลูกฝังการทำงานร่วมกับธรรมชาติแทน ซึ่งเป็นการบำบัดความเครียดอย่างหนึ่งที่มาจากการทำงาน

Jeff Bezos ผู้ก่อตั้ง Amazon มองว่า ธรรมชาติ มีส่วนทำให้เราสดชื่น และเป็นการช่วยกระตุ้นให้เกิดไอเดียใหม่ๆ ได้ดีด้วย ส่งผลให้การทำงานมีประสิทธิภาพ เพราะบรรยากาศในการทำงานที่ดีจะช่วยสร้างผลงานที่ดีตามมาได้

โดยในโพสต์ของ คุณคมจักรเอง ก็ได้หยิบยกคำพูดหนึ่งจากงานวิจัยที่ระบุว่า “การทำงานใน Environment ที่เงียบ และค่อนข้างเย็น ไร้การรบกวนจากเพื่อนร่วมงาน มีส่วนสร้าง Productivity ในการทำงานได้ดี”

‘Productive’ ก็คือ ส่วนสำคัญที่ลืมไม่ได้

คุณคมจักร ได้แชร์วิธีการทำงาน WHF แบบ iProspect ที่ค่อนข้างละเอียดและน่าสนใจ โดยระบุว่า หลักๆ บริษัทใช้เครื่องมืออยู่ 2 ประเภทในการทำงาน นั่นคือ MS Team และ Google Shared Drive

ตัวอย่างการตั้งค่าสถานะของพนักงานเมื่อ Work From Home

iProspect มีกฎระเบียบที่ทำร่วมกันอยู่ 6 ข้อ ได้แก่

  1. ตั้ง Naming Convention และวางโครงสร้างของ Team, Channel และ Chatroom อย่างชัดเจน
  2. มีกฎกติกาที่ชัดเจนว่า Team Lead ทุกคน Check-in ทุกวันตอน 09.30 น. เพื่อ update ทุกอย่างในทุกวัน
  3. ทุกคนต้อง stand by ในห้อง chat ประจำทีมของตัวเอง และพร้อมที่จะ video call จากเพื่อนร่วมงานตลอดเวลางาน
  4. หากต้องไปไหน ไม่ว่าจะกินข้าว ไปประชุม หรือแม้แต่ไปห้องน้ำ ต้อง update status เป็น “busy” หรือ “be right back”
  5. ตั้งกฎ-กติกาที่ชัดเจน ว่าตอน Concall ต้องทำอย่างไรบ้าง เวลา comment แก้งานต้องทำยังไง
  6. ทุกคนจะเก็บงานทุกไฟล์ไว้ใน Google Shared Drive ประจำทีม หรือตาม Account/Project เสมอ

ทีนี้ลองมาดูฝั่งต่างประเทศดูบ้างที่มีการทำงานโดยอยู่ที่บ้านหรือที่อาศัยไปบ้างแล้ว อย่างบริษัทยักษ์ใหญ่ เช่น Facebook, Twitter, Microsoft, Amazon, Alphabet และ Apple ซึ่ง Bloomberg ได้ระบุว่า บริษัทเหล่านี้เน้นไปที่วิธีการสื่อสาร และการอัปเดตการทำงานของแต่ละทีมด้วยการประชุมออนไลน์ทุกวันเป็นหลัก

อ่านมาจนถึงตรงนี้ หลายๆ คนน่าจะพอเห็นภาพเกี่ยวกับ ‘ข้อดี’ ของการ WFH อยู่บ้าง แต่บทวิเคราะห์ของ Investopedia ที่สรุปทั้งข้อดีและข้อเสียให้เราเข้าใจกันง่ายๆ ให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น ลองมาดูกันว่ามีอะไรบ้าง

‘ข้อดี’ ของการ WORK FROM HOME

อย่างแรกที่เห็นแน่นอน ก็คือ ประหยัดเงินมากขึ้นเพราะไม่ต้องเดินทาง, ไม่ต้องไปเผชิญกับฝุ่นควัน หรือไวรัสที่กำลังระบาดอยู่, สามารถโฟกัสงานได้ดีขึ้น มีเวลาอยู่กับตัวเองมากขึ้น รวมถึงมีเวลาให้กับครอบครัว, ชั่วโมงการทำงาน flexible มากกว่าเดิม

‘ข้อเสีย’ ของการ WORK FROM HOME

ในกรณี worse case ก็คือ การเข้าสังคมของคุณอาจลดลงไปอย่างที่ไม่คาดคิด, มีอุปสรรคจากการสร้าง motivated ที่บ้าน, จำเป็นต้องจัดสรรเวลาพักให้ดี, ต้องเพิ่มวินัยในตัวเอง และอาจมีสิ่งรบกวนอื่นๆ จากที่บ้าน เช่น ครอบครัว หรือสัตว์เลี้ยง เป็นต้น
ไม่ว่ายังไงก็ตาม แม้ในแต่ละอุตสาหกรรมจะได้รับผลกระทบที่ต่างกัน แต่ปัจจัยที่จะทำให้ Work From Home เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด นอกจากข้อตกลงและหน้าที่รับผิดชอบที่ชัดเจนแล้ว การสร้างวินัยในตัวเองก็สำคัญ #ธุรกิจรอดเรารอด #เราต้องรอดไปด้วยกัน

  • 837
  •  
  •  
  •  
  •