การเป็นคนเก่งในระดับที่ออฟฟิสจะขาดเราไม่ได้ ไม่ได้หมายความว่าเราจะต้องทำงานหนักจน Burn out หรือต้องทำโอทีจนดึกดื่นทุกวัน เพราะสิ่งสำคัญก็คือการทำงานแบบ “ทำน้อยแต่ได้มาก” ต่างหาก

ในโลกการทำงานยุคนี้ แน่นอนว่าผลงานไม่ได้วัดกันที่ชั่วโมงทำงานแล้ว แต่จะต้องวัดกันด้วยผลงานหรือ performance ของเรา และด้วยTask หรืองานในแต่ละวันของเรามีมากมาย เราจำเป็นต้องหา “งานที่สำคัญที่สุด” ให้เจอ แล้วจัด Piority งานนั้นมาทำเป็นลำดับแรก แล้วกำจัดงานหยุมหยิมที่ไม่สำคัญทิ้งไปให้ได้หรือเอาไปทำเป็นลำดับหลังๆ

บทความนี้ Marketing Oops! จะพาไปปลดล็อกศักยภาพการทำงานแบบก้าวกระโดด ด้วย 5 Prompt ที่เราไปเจอมาจาก Forbes วิธีที่จะจะช่วยจัดระเบียบชีวิต ตัดงานที่ไม่จำเป็น และเปลี่ยนเราให้เป็นคนสำคัญที่ออฟฟิสจะขาดเราไม่ได้จริงๆ

สำหรับทริคการใช้งาน: ให้ก๊อปปี้ข้อความใน [ ] ไปปรับแก้ให้เข้ากับงานของตัวเอง และพิมพ์คุยในหน้าต่างแชทของ AI Chatbot ที่คุณใช้อยู่ใน Chat เดิมเสมอ เพื่อให้ AI จดจำบริบทการทำงานของเราได้ต่อเนื่อง

1. หา “งานที่ใช่” หรืองานที่สร้าง Impact สูงสุด

แม้เราจะเก่งกล้าแค่ไหนในงานที่เราทำ แต่มันจะไร้ความหมายไปเลย ถ้าเกิดเราทุ่มเทพลังงานไปทำงานผิดจุด

คนทำงานส่วนใหญ่มักให้ความสนใจและใส่พลังงานไปกับงาน 20 อย่างพร้อมกัน ซึ่งแน่นอนว่าทำให้ผลลัพทธ์การทำงงานของเราไม่โดดเด่น ดังนั้นเราต้องหาให้เจอว่า “งานเพียงอย่างเดียว” ที่สร้าง Impact กับหน้าที่การงานเรามากที่สุดคืออะไร ในทุกๆ ตำแหน่งงาน จะมีงานนึ้อยู่อย่างแน่นอน ซึ่งหน้าที่ของเราคือหา “งานนั้น” ให้เจอ แล้วทุ่มพลังงานไปให้ได้มากที่สุด

Prompt : “ฉันต้องการค้นหางานเพียง 1 อย่างในตำแหน่งหน้าที่ของฉัน ที่จะสร้างผลลัพธ์และอิมแพคได้มากที่สุด จากข้อมูลเกี่ยวกับตัวฉันในฐานะ [ใส่ชื่อตำแหน่งและอธิบายหน้าที่คร่าวๆ] ให้ถามคำถามแบบเจาะลึกกับฉัน 5 ข้อ เกี่ยวกับบทบาท ผลงาน และที่มาของความสำเร็จที่ดีที่สุดที่ผ่านมาของฉัน เมื่อฉันตอบครบแล้ว ให้ช่วยระบุกิจกรรม 1 อย่างที่ฉันควรโฟกัสและปกป้องเวลาไว้ทำสิ่งนี้ให้มากที่สุด พร้อมอธิบายเหตุผล และสามารถถามข้อมูลเพิ่มเติมจากฉันได้หากจำเป็น”

2. สร้างระบบกำจัด “งานไร้สาระ”

บางครั้งเวลาเรานั่งมองตารางงานที่ยุ่งเหยิงยุบยิบไปหมดแล้วทำไม่รู้จะโฟกัสที่อะไรก่อน  หรือบางทีเราอาจจะรู้สึกดีที่ได้ทำงานเสร็จลุล่วงไปได้หลายๆอย่าง แต่จริงๆ แล้วหลายๆงานที่เราทำไปกลับไม่ได้สร้างผลลัพธ์ที่ดีสำหรับตัวเราเลย

ดังนั้นเราจำเป็นต้องเลิกจัดตารางเวลาแบบเดิมๆ แล้วให้ AI ช่วยสร้างระบบและกำจัดงานที่ไม่จำเป็นเหล่านั้นทิ้งไปให้ได้

Prompt : “จากข้อมูลตำแหน่งงานของฉันและ ‘งานที่มีคุณค่าสูง (High-value activity)’ ที่เราเพิ่งค้นพบร่วมกัน ช่วยลิสต์หมวดหมู่ ‘งานที่มีคุณค่าต่ำ (Low-value tasks)’ ที่มักจะกินเวลาในตารางงานของฉันออกมา สำหรับงานแต่ละประเภท ให้แนะนำด้วยว่าฉันควรจะ ตัดทิ้ง (Eliminate), ใช้เครื่องมืออัตโนมัติ (Automate), มอบหมายให้คนอื่น (Delegate) หรือ จัดกลุ่มทำพร้อมกัน (Batch) พร้อมกับช่วยออกแบบระบบการทำงานรายสัปดาห์แบบง่ายๆ ที่ปกป้องเวลา Deep Work ของฉันให้ได้มากที่สุด สามารถถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ เช่น ขอให้ฉันอัปโหลดภาพหน้าจอ Calendar รายสัปดาห์ เป็นต้น”

3. เตรียมสคริปต์ “ปฏิเสธ” แบบมืออาชีพ

การรู้จัก “ปฏิเสธ” ก็เป็นอีกหนึ่งทักษะที่สำคัญมากในการทำงาน อีเมล์ ข้อความขอความช่วยเหลือ หรือสายโทรศัพธ์ หรือ เด้งเข้าหาเราบางครั้งก็มักจะเป็น “เรื่องด่วนของคนอื่น” ที่มาเบียดเบียนเวลาของเรา

ดังนั้นคนที่มี performance ในการทำงานที่ดีจบางครั้งคนๆนั้นก็เป็นคนที่มีความชัดเจน และมีการ “เตรียมคำตอบ” ที่จะ “ปฎิเสธ” ไว้ล่วงหน้าแล้ว ก่อนที่ “งานคนอื่น” จะมาถึงมือตัวเอง นั่นทำให้เราไม่เผลอตกลงยื่นมือไปทำด้วยความเกรงใจนั่นเอง

Prompt: “ช่วยเขียนสคริปต์ 5 แบบสำหรับใช้ปฏิเสธการประชุมและคำขอร้องต่างๆ ที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายหลักของฉัน ได้แก่ 1) ปฏิเสธคำเชิญประชุมภายใน 2) ปฏิเสธโปรเจกต์ร่วมกับภายนอก 3) ปฏิเสธงานด่วน/งานแทรกที่ความสำคัญต่ำ 4) ขอถอนตัวจากงานประจำที่เคยทำมานาน และ 5) สคริปต์ปฏิเสธแบบครอบจักรวาลที่นำไปปรับใช้ได้ โดยขอให้ใช้ภาษาที่สุภาพ เป็นมิตร แต่เด็ดขาด ชัดเจน และปรับโทนภาษาให้เข้ากับสไตล์การทำงานแบบมืออาชีพ”

4. ออกแบบตารางชีวิตแบบ Productive สุด

หากลองสังเกตดู วันที่เราทำงานได้แล้วได้งานแบบสุดๆ มักจะมีรูปแบบคล้ายๆกันอย่าง เช่น มีเวลาโฟกัสเงียบๆได้นาน ไม่ได้ถูกขัดจังหวะในการทำงาน ดังนั้นตารางงานที่ดีต้องออกแบบมาเพื่อให้เราทำงานได้อย่างเต็มที่ในช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุดด้วย

Prompt: “ช่วยออกแบบตารางงานรายวันให้หน่อย โดยเน้นการให้มีเวลา ‘Deep Work’ เพื่อให้ฉันสามารถสร้างผลงานได้ดีที่สุด ให้คำนึงถึงช่วงเวลาที่ฉันมีพลังมากที่สุดคือ [ระบุช่วงเวลา เช่น ช่วงเช้า 09.00-11.00 น.], โฟกัสไปที่ ‘งานที่มีคุณค่าสูง’ ที่เราเคยคุยกันไว้ และผนวกรวมกับระบบจัดการเวลาที่สร้างขึ้น ช่วยบล็อกเวลาสำหรับทำงานที่ต้องใช้สมาธิ สร้างขอบเขตที่ชัดเจน และจัดตารางที่ฉันสามารถนำไปเริ่มทำตามได้ทันทีในวันพรุ่งนี้”

5. สร้างระบบบันทึกผลงานให้ตัวเลขสะท้อนผลงาน

งานที่เราก้มหน้าก้มตาทำมาทั้งหมด จะไม่มีความหมายเลยถ้าไม่มีใครเห็น ดังนั้นเราต้องสร้างระบบบันทึกผลงานของเราเอาไว้ด้วย เมื่อเรามีระบบแทร็กผลลัพธ์ที่ดี เราก็ไม่ต้องเหนื่อยไปนั่งอธิบายหรือพรีเซนต์ตัวเองในวงประชุมแบบลอยๆ เพราะ “ตัวเลข” จะบอกทุกอย่างแทนเราได้ ยิ่งหลักฐานชัดเจน เราก็จะได้ผลตอบแทนและความก้าวหน้าในอาชีพก็จะยิ่งเติบโตตามไปด้วย

Prompt: “ช่วยสร้าง ‘ระบบบันทึกผลงาน (Results Documentation System)’ ที่เหมาะสมกับตำแหน่งหน้าที่และงานที่มีคุณค่าสูงของฉันให้หน่อย บอกฉันอย่างละเอียดว่า 1) ควรต้องบันทึกตัวชี้วัด (Metrics) อะไรบ้าง 2) ต้องอัปเดตข้อมูลบ่อยแค่ไหน และ 3) ควรนำเสนอผลงานเหล่านี้อย่างไรให้ดูน่าประทับใจและเข้าถึงกลุ่มผู้บริหารหรือผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจ พร้อมทั้งขอ Template ง่ายๆ ที่ฉันสามารถนำไปกรอกข้อมูลเริ่มต้นได้เลยตั้งแต่วันนี้”

ทั้งหมดนี้ก็คือตัวอย่างของ Prompt ที่จะช่วยให้เรา “ทำงานแล้วได้งาน” มีผลลางนดีขึ้นและสุดท้ายเราจะกลายเป็นคนที่ออฟฟิส “ขาดไม่ได้” ในที่สุด ดังนั้นหากไม่อยากให้ AI มาแทนที่ตำแหน่งงานของเรา เราก็ต้องใช้ AI พัฒนางานของเราให้เต็มที่ ด้วยการลองนำ 5 Prompt นี้ไปใช้กับ AI ที่กำลังใช้อยู่ เพื่อสร้างมูลค่าให้กับทั้งตัวเราเองและองค์กรของเราให้ได้มากที่สุดกัน

ที่มา: Forbes