เพราะพฤติกรรมผู้บริโภคที่เป็น Digital Lifestyle แทบทุกเรื่อง ทำให้ธุรกิจทั้งยุคใหม่ ยุคเก่า พยายามปรับตัวเองสู่ความเป็นดิจิทัลเช่นกัน ทั้ง Digital Transformation ทั้ง Digital Disruption เพื่อเข้าถึงลูกค้าและสร้างโอกาสให้ธุรกิจ แต่หลายๆ องค์กรอาจมองข้ามส่วนที่สำคัญที่สุดอย่างระบบหลังบ้าน เรียกว่าหันไปลงทุนกับส่วนต่างๆ แต่ลืมพัฒนาระบบเอกสารและข้อมูลอีกมากมายในองค์กร นี่ยังไม่นับเรื่องระบบจัดการเงินเดือน ที่ยิ่งเป็นหน่วยงานขนาดใหญ่ยิ่งมีความยุ่งยาก
เรื่องนี้ถือเป็นโอกาสของฝั่งผู้ประกอบการที่มองเห็นโอกาสก่อน เพราะสามารถนำเสนอโซลูชั่นเพื่ออำนวยความสะดวกในการเข้าสู่ยุคเทคโนโลยี 4.0 รวมถึงรองรับเทรนด์ออฟฟิศยุคใหม่แก่ลูกค้ากลุ่มองค์กร เพื่อสร้างจุดเด่นใช้งานง่ายและเป็นระบบด้วยเทคโนโลยี ชื่อ “PAYDAY” ระบบคำนวณเงินเดือนและบริหารพนักงานที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจในประเทศไทย เพื่อตอบสนองความต้องการของกลุ่มลูกค้าองค์กร พร้อมชูจุดเด่นเรื่องความสะดวกในการใช้งานและจัดการข้อมูลได้ง่ายผ่านระบบออนไลน์รวมถึงแอปพลิเคชั่นทั้งระบบ iOS , Android ตอบโจทย์บันไดขั้นแรกในการก้าวสู่ Smart Office องค์กรโฉมใหม่
ลด Pain Point ความวุ่นวายงานเอกสาร-ระบบเงินเดือน
อย่างที่รู้กันว่าปัญหาหลักที่แผนก HR หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล ต้องเจอเป็นประจำทุกวัน คือ ความยุ่งยากของงานเอกสาร ยิ่งเป็นองค์กรขนาดใหญ่มีพนักงานมากก็ยิ่งมีเอกสารกองมหึมาที่รอให้จัดเก็บเข้าสู่ระบบ ยังไม่รวมถึงขั้นตอนที่ยุ่งยากในการตรวจสอบ ดำเนินการ หรือ ติดที่เงื่อนไขในการทำงาน เช่น ต้องใช้คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่ออยู่กับระบบอินเทอร์เน็ตและเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรเท่านั้น , มีระบบให้ใช้งานแต่ไม่ตอบโจทย์ความต้องการได้ครบ , หลายๆ ข้อมูลที่พนักงานหรือผู้ประกอบการต้องการเข้าถึง แต่ไม่สามารถทำได้ด้วยตนเอง , ขาดความรู้ความเข้าใจในเรื่องการคำนวณเงินเดือน-ภาษี เป็นต้น
เคลียร์ปัญหายุ่งยากและข้อจำกัดงานเอกสาร
ตามที่กล่าวไปข้างต้น ว่าในแต่ละวันทำงานของแผนก HR มักต้องจมอยู่กับงานเอกสารเป็นหลัก แม้ว่าบางองค์กรอาจนำระบบอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาอำนวยความสะดวกในการจัดเก็บข้อมูลอยู่บ้าง แต่ด้วยเงื่อนไขและความแตกต่างกันของแต่ละองค์กรอาจทำให้ระบบที่เลือกใช้งานไม่สามารถตอบโจทย์ได้อย่างครบถ้วน เนื่องจากโซลูชั่นส่วนใหญ่ถูกพัฒนาโดยบริษัทต่างชาติซึ่งเป็นผู้ให้บริการ ดังนั้น การลงทุนเพื่อจัดทำระบบเกี่ยวกับเอกสารซึ่งต้องสามารถตอบโจทย์การใช้งานและอำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้ได้ครบถ้วนนั้น องค์กรจึงควรเลือกระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อรองรับรูปแบบและตอบสนองการใช้งานได้อย่างแท้จริง ซึ่งตรงกับจุดเด่นของระบบ PAYDAY ที่ออกแบบมาเพื่อรองรับการใช้งานของภาคธุรกิจของไทย ทำให้ฝ่าย HR สามารถประหยัดเวลาในการดำเนินงาน จัดเรียงเอกสาร หรือแม้แต่รักษาความปลอดภัยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานได้อย่างเป็นระบบ โดยไม่สิ้นเปลืองเวลาทำงานประจำวันเหมือนในอดีต
ยุค Self-Service ต้องเข้าถึงข้อมูลได้เรียลไทม์
ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดกลางหรือองค์กรใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก การเรียกดูเอกสารหรือค้นหาข้อมูลแต่ละครั้งล้วนต้องใช้เวลาและมีขั้นตอนยุ่งยาก แต่ในยุคที่เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญและแพร่หลายในปัจจุบัน การเปิดโอกาสให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้สะดวกทุกเวลาที่ต้องการใช้งานพร้อมกับรักษาความปลอดภัยให้รายละเอียดสำคัญได้โดยความลับไม่รั่วไหล ยิ่งกลายเป็นปัจจัยสำคัญของงานแผนก HR โดยตัวช่วยที่น่าสนใจในปัจจุบัน คือ การเปิดให้เข้าถึงและจัดการข้อมูลภายในระบบได้แบบ Self-Service เพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยไม่จำเป็นต้องนั่งประจำอยู่ในสำนักงานเท่านั้น หรือใช้คอมพิวเตอร์เครื่องหลักบนโต๊ะทำงานเพื่อเข้าสู่ระบบผ่านเครือข่ายภายในออฟฟิศ แต่ต้องสามารถใช้งานและเรียกดูข้อมูลได้จากอุปกรณ์ส่วนบุคคลผ่านเครือข่ายต่างๆ ทั้งเดสก์ท็อป โน้ตบุ๊ค หรือสมาร์ทโฟน โดยยังรักษาความปลอดภัยเอาไว้ได้เหมือนกับใช้งานระบบปิดอยู่ในองค์กร
ได้ใช้เทคโนโลยีโดยสะดวก แต่ประหยัดต้นทุนองค์กร
นอกจากระบบงานเอกสารควรจะปรับเปลี่ยนจากยุคกระดาษกองโตเป็นไฟล์ดิจิทัลแล้ว การลดใช้กระดาษยังช่วยให้องค์กรสามารถประหยัดพื้นที่ เช่น ตู้เอกสาร และแฟ้มเอกสารจำนวนมากในคราวเดียว รวมถึงอุปกรณ์ในการจัดพิมพ์ทั้งกระดาษ พรินเตอร์ และหมึกพิมพ์ ขณะเดียวกันเมื่อรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลถูกเปลี่ยนเป็นไฟล์ดิจิทัลก็ยังหมายถึงการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่ถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยด้วยการเข้ารหัสเพื่อเรียกใช้งานได้พร้อมๆ กับการปฏิวัติรูปแบบองค์กรของคุณให้เป็น Paperless Office ได้ด้วย โดยเฉพาะฟีเจอร์ของ SCB PAYDAY ที่ใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัสแบบ 256 bit SSL (Secure Sockets Layers) ซึ่งเป็นเทคโนโลยีเดียวกับที่สถาบันการเงินการธนาคารในปัจจุบันเลือกใช้อยู่อีกด้วย ทั้งยังมีทีมงานดูแลความปลอดภัยระบบแบบ 24 ชั่วโมง ตลอด 7 วัน และมีการ Back up ข้อมูลไว้หลายสถานที่และทำการอัพเดทข้อมูลตลอดเวลาเพื่อความปลอดภัยขั้นสูงสุด
ตัวช่วย HR ต้องครบทั้งระบบ
เนื่องจากงานประจำวันของฝ่าย HR ไม่ได้มีเพียงแค่เอกสารแจ้งป่วย ลา สมัครงาน หรือลาออก แต่ยังรวมถึงระบบการคิดคำนวณเงินเดือน ค่าลดหย่อนภาษี เป็นต้น ซึ่งมีขั้นตอนการคำนวณและดำเนินงานต่อคนค่อนข้างนาน ทำให้องค์กรควรมีตัวช่วยคำนวณงานดังกล่าวเพื่อลดระยะเวลาและลดภาระให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล จึงจะเรียกว่ามีตัวช่วยที่ตอบสนองการใช้งานได้อย่างครบวงจร เพราะปัญหาดังกล่าวเป็นเรื่องที่ทุกองค์กรต้องดำเนินการ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่หรือแม้แต่เป็น SME รายย่อยก็ตาม ซึ่งระบบ PAYDAY ยังได้นำเสนอคุณสมบัติเพิ่มเติม อาทิ ระบบสร้างและดาวน์โหลดแบบฟอร์มอื่นๆ , ระบบบันทึกเวลาการทำงานของพนักงาน , ระบบขอเบิกค่าใช้จ่าย , แบบฟอร์มประกาศต่างๆ เป็นต้น ถือเป็นตัวช่วยที่ทำให้องค์กรมีรูปแบบเอกสารที่เป็นระบบ ขณะเดียวกัน ก็สามารถลดเวลาในการดำเนินงานให้ฝ่าย HR ในงานเอกสารได้พร้อมๆ กันด้วย
อย่างไรก็ตาม การตัดสินใจเปลี่ยนรูปแบบงานเอกสารขององค์กรสู่ระบบดิจิทัลนั้น อาจถือเป็นความท้าทายครั้งสำคัญของหน่วยงาน เนื่องจากขาดประสบการณ์และไม่เห็นภาพว่าโซลูชั่นใหม่ๆ จะช่วยอำนวยความสะดวกให้แผนก HR หรือทำให้พนักงานของคุณเข้าถึงข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิมได้อย่างไร ดังนั้น…คงต้องบอกว่า การทดลองใช้งานจริงอาจช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้น หากอยากทดลองระบบ PAYDAY สนใจสมัครฟรี เพื่อทดลองใช้บริการพร้อมรับสิทธิ์แพ็กเกจ Premium ฟรี 2 เดือน
สำหรับขั้นตอนการใช้งานก็ไม่ได้ยุ่งยากอย่างที่กังวล แค่เพียง 4 ขั้นตอนก็พร้อมใช้งาน คือ สมัครสมาชิก เข้าสู่ระบบผ่านหน้าเว็บเพื่อตั้งค่าและส่งอีเมลเชิญชวนพนักงานใช้ระบบดังกล่าว จากนั้นก็สามารถดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน PAYDAY ON-THE-GO ซึ่งมีทั้งระบบปฏิบัติการ iOS และ Android มาใช้งานควบคู่กันได้ฟรี และเมื่อถึงช่วงวันคำนวณเงินเดือนก็สามารถเข้าสู่ระบบคำนวณเงินเดือนได้ทันที รวมถึงระบบใหม่ๆ ที่อยู่ระหว่างการพัฒนา อาทิ ระบบบริหารจัดการด้านสวัสดิการพนักงาน หรือแม้แต่ระบบอื่นๆ ที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยให้ขั้นตอนการทำเอกสารสำหรับฝ่าย HR และการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานเป็นไปได้ง่าย สะดวก และปลอดภัยขึ้นในคราวเดียว
