หนึ่งใน Pain Point ยุคดิจิทัลที่หลายธุรกิจต้องพบเจอ คือการที่ต้องวุ่นวายกับการใช้เครื่องมือดิจิทัลหลากหลายตัว แถมเครื่องมือแต่ละตัวก็ไม่สามารถเชื่อมข้อมูลถึงกัน ทำให้ต้องอาศับวิธีการแบบโบราณอย่างการ “คัดลอก” ข้อมูลจากเครื่องมือหนึ่งไปอีกเครื่องมือหนึ่งบนความทันสมัยของยุค AI แทนที่จะช่วยให้การงานง่ายขึ้น เหมือนว่าจะเพิ่มขั้นตอนการทำงานให้มากและซับซ้อนยิ่งกว่าเดิม
ลองคิดดูว่า ถ้าต้องการดึงรายชื่อลูกค้าจาก Facebook Ads มาใส่ Excel รวมไปถึงก๊อปปี้อีเมลจาก Excel ไปใส่ในระบบหลังบ้าน ส่งผลให้การเป้นการทำงานที่ยุ่งยากแต่ไม่ได้สร้างสรรค์ แถมไม่ทำก็ไม่ได้ด้วย ยิ่งไปกว่านั้นถ้าพลาดขึ้นมา ซึ่งด้วยความซับซ้อนดอกาสพลาดเกิดแน่นอน อาจเกิดให้เกิดความไม่เชื่อมั่นหรือสร้างประสบการณ์ที่ไม่ดีให้กับผู้บริโภค
นั่นทำให้เกิดเครื่องมือ MarTech อย่าง “Zapier” เครื่องมือที่เปรียบเสมือนเป้นสะพานเชื่อมโยงข้อมูลจากแพลตฟอร์มหนึ่งไปสู่อีกแพลตฟอร์มหนึ่ง โดยที่ไม่ต้องเสียเวลาคดลอกข้อมูล
ทำความรู้จัก Zapier ช่วยลดขั้นตอนงาน
การเชื่อมโยงข้อมูลจากแพลตฟอร์มหนึ่งไปยังอีกแพลตฟอร์มหนึ่ง หลายคนจะรู้จักในชื่อ API (Application Programming Interface) แต่การจะสร้างระบบเชื่อมต่อ API จำเป็นต้องอาศัยนักพัฒนาในการเขียนโค้ดเพื่อให้ทั้ง 2 แพลตฟอร์มเชื่อมโยงถึงกัน ซึ่งนั่นก็จะกลายเป็นต้นทุนของธุรกิจ เทียบให้เห็นภาพเหมือน แอปฯ อย่าง Gmail, Google Sheets หรือ Facebook Ads ทำงานแยกกันเหมือนอยู่คนละห้อง ซึ่ง Zapier จะเป็นเหมือนประตูที่เชื่อมแต่ห้องให้ทำงานร่วมกันสะดวก
หลักการทำงานของ Zapier ถ้าให้อธิบายเข้าใจง่าย จะเป็นรูปแบบการทำงานบนประโยคคำถามที่ว่า “ถ้าทำแบบนี้ จะได้ผลลัพธ์แบบนั้น” ทำให้การทำงานจะแบ่งออกเป็น 2 ขั้นตอนทั้ง
– Trigger: เมื่อมีเหตุการณ์ A เกิดขึ้น เช่น เมื่อมีลูกค้ากรอกแบบฟอร์มเข้ามา
– Action: เมื่อเกิดเหตุการณ์ A จะต้องทำเหตุการณ์ B ทันที เช่น การส่งอีเมลตอบรับ
นั่นทำให้สามารถมองเห็นจุดเด่นของ Zapier ได้อย่างชัดเจนในยุคที่ใครๆ ก็ต้องการความรวดเร็ว ก่อนมีผู้บริโภคจะเปลี่ยนใจผ่านจุดเด่นทั้งในเรื่องของ
– ความเร็ว (Speed): ด้วยข้อมูลเชื่อมโยงระหว่างแพลตฟอร์มแบบ Real-time ช่วยลดขั้นตอนการทำงาน และสร้างความรวดเร็วในการทำงาน
– ความแม่นยำ (Accuracy): ด้วยงานที่ซับซ้อนโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดของพนักงานมีสูง ทั้งจากความเหนื่อยล้า งานซ้ำๆ ที่น่าเบื่อ ขณะที่ AI มีความแม่นยำสูงกว่า
– ความต่อเนื่อง (Scalability): พนักงานต้องมีช่วงเวลาพักผ่อน แต่ผู้บริโภคเข้ามาได้ตลาดทุกเวลา AI จะช่วยทำงานแม้ในช่วงเวลาที่พนักงานพักผ่อนหรือทำธุระส่วนตัว
เป็นเครื่องมือที่เข้ามาแก้ปัญหาในเรื่องของการทำงานแบบ Routine ที่หลายคนพูดถึงให้เห็นภาพชัดเจนมากขึ้น
เห็นภาพชัดขึ้นผ่านกรณีศึกษา
เพื่อให้เข้าใจการทำงานและประโยชน์หรือ Pain Point ที่ Zapier เข้ามาเปลี่ยนแปลงชัดเจนมากยิ่งขึ้น ผ่านตัวอย่างสถานการณ์จริงที่อาจเกิดขึ้นได้ อย่างเช่น ร้านขายเฟอร์นิเจอร์ที่ใช้วิธีการยิงโฆษณาบน Facebook ซึ่งได้รับความสนใจจากผู้บริโภคจำนวนมาก แต่ทีมแอดมินหลังบ้านต้องคอยนั่ง Export ไฟล์ CSV จาก Facebook แล้วค่อยโทรหา ซึ่งใช้เวลานานจนผุ้บริโภคเหล่านั้นเปลี่ยนใจ หรือบ่นว่ารอนานเกินไปจนลืม
ในกรณีนี้ Zapier จะเข้ามาใช้ให้ทีมการตลาดตัดสินใจหยุดทำการ Export ไฟล์ CSV แล้วให้ Zapier สร้างระบบอัตโนมัติ โดยเริ่มตั้งแต่ เมื่อมีผุ้บริโภคกรอกข้อมูลเข้ามาใน Facebook ระบบ Zapier จะทำการส่งข้อมูลชื่อและเบอร์โทรไปเก็บใน Google Sheets เพื่อจัดทำ Report จากนั้นให้ Zapier ส่งข้อมูลเข้า Line Notify เพื่อแจ้งเตือนและรายงานย่อต่อทีมฝ่ายขายทันทีว่า มีลูกค้ารายใหม่ชื่อคุณ xxx เบอร์ xxx สนใจเฟอร์นิเจอร์รหัสสินค้า xxx
ในช่วงระยะเวลาระบบจัดเก็บข้อมุลและส่งการแจ้งเตือนไปทีมฝ่ายขาย Zapier ก็ทำงานส่ง SMS ไปหาผุ้บริโภครายนั้นทันทีว่า เพื่อตอบรับและสื่อสารกับผู้บริโภคเพื่อให้เกิดความประทับใจ พร้อมทั้งระบุเจ้าหน้าที่จะรีบติดต่อกลับภายใน 15 นาที
ด้วยสถานการณ์ที่เกิดขึ้นทั้งหมดนี้จะส่งผลให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เริ่มตั้งแต่ทีมฝ่ายขายสามารถโทรหาผู้บริโภคได้ทันทีภายใน 5 นาทีตามนโยบายธุรกิจ หลังจากที่ได้รับการแจ้งเตือนจากระบบ ด้วยการตอบกลับของระบบช่วยให้ผู้บริโภคมีโอกาสซื้อและสามารถปิดการขาย (Conversion Rate) เพิ่มขึ้นถึง 40% ที่สำคัญลดระยะเวลาทำงานที่พนักงานไม่ต้องเสียเวลาคัดลอกไฟล์ CSV อีกต่อไป สามารถนำเวลาเหล่านั้นติดต่อหาผู้บริโภคหรือตอบคำถามแทนได้
จับมือเริ่มต้นใช้งาน Zapier ใน 5 นาที
ด้วยการแบบมาให้เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่าย ลดภาระความซับซ้อนและยุ่งยาก หน้าตา Zapier ออกแบบมาให้เป็นมิตรกับผู้ใช้ (User Friendly) โดยอันดับแรกต้องเข้าไปสมัครหรือ Login ในเว็บไซต์ของ Zapier ก่อน สำหรีบผู้ที่ยังไม่เคยใช้งาน ทางเว็บจะมีแพ็กเกจฟรีให้ลองใช้แบบจำกัดจำนวน Task พร้อมทั้งใส่รายละเอียดตามขั้นตอนได้เลย
จากนั้นเริ่มทำงานกัน โดยจะเห็นว่าสาระสำคัญอยู่ที่หัวข้อ Trigger และ Action
โดยในส่วนของการตั้งค่า Trigger
– เริ่มจากการเลือกแอปฯ ต้นทางที่ระบบจะดำเนินการ
– ในช่องของ Trigger Event เลือกกิจกรรมจะให้ระบบดำเนินการ
– กรณีที่กิจกรรมเหล่านั้นต้องมีการ Login ระบบจะให้ทำการ Login เพื่ออนุญาตสิทธิ์
– จากนั้นกด Test Trigger ระบบจะทดสอบการเชื่อมต่อ หากสามารถเชื่อมต่อได้จะขึ้นสถานะสีเขียวแปลว่า…ผ่าน
ในส่วนของการตั้งค่า Action
– เริ่มจากการเลือกแอปฯ ปลายทางที่จะรับข้อมูลจาก Trigger
– ในช่องของ Action Event จะเป็นการเลือกความต้องการผลลัพธ์ที่จะต้องการให้แสดงผล
– ในช่อง Message Text สามารถนำข้อมูลมาจัดเรียงในรูปแบบที่ต้องการได้
– จากนั้นกด Test เพื่อทดสอบระบบ หากทุดกอย่างเรียบร้อยสามารถกดปุ่ม Publish เพื่อเริ่มต้นใช้งาน
โดยหลักแล้ว Zapier จะเน้นจัดการข้อมูลที่กิจกรรมหลักต้องดำเนินการในแอปฯ ต้นทาง และสิ่งที่ต้องการให้เกิดขึ้นกับข้อมูลที่แอปฯ ปลายทาง เพื่อให้การจัดการข้อมูลสามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นั่นทำให้การใช้ Zapier จึงไม่ใช่เรื่องยากระดับ Tech Expert ทว่าเรื่องสำคัญในการใช้ Zapier กลับเน้นไปที่ Pain Point การนำข้อมูลมาใช้เชื่อมผ่านระหว่างแพลตฟอร์ม เพื่อหยุดขั้นตอนที่ซับซ้อน ที่สำคัญคือการปรับทรัพยากรที่แพงที่สุดอย่างมนุษย์ให้หันมาทำงานที่สำคัญอย่างการสร้างสรรค์ แทนการทำงานซ้ำๆ ที่ซับซ้อน
Source: Zapier
