เมื่อ Covid-19 ทำให้ต้อง Work From Home เรียนรู้ 7 เคล็ดลับทำอย่างไรให้งานมีประสิทธิภาพ

กระแสการ Work From Home หรือ Remote Working ก็ตาม อันที่จริงเคยมีมาก่อนหน้าบ้างแล้วในต่างประเทศ และในปะเทศไทย แต่ ณ ตอนนี้สถานการณ์ในปัจจุบันที่(ไม่) ปกติ ด้วยการระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 ที่ลากยาวเกิดขึ้นเกือบ 4 เดือนแล้ว ตั้งแต่ที่ระบาดในเมืองอู่ฮั่นที่แรกในประเทศจีน กำลังบีบบังคับให้หลายๆ บริษัทต้องใช้มาตรการนี้โดยด่วน

แต่การ Work At Home อาจไม่ได้ง่ายสำหรับทุกองค์กร ยิ่งบางบริษัทที่ไม่เคยทดลองใช้มาก่อน หรือมีเวลาเตรียมตัวที่ค่อนข้างน้อย ทั้งนี้ บทความล่าสุดจาก เว็บไซต์ Inc เขียนโดย Jason Aten คอลัมนิสต์ด้านเทคโนโลยี น่าจะช่วยให้เราเตรียมตัวได้เร็วขึ้น ด้วยเคล็ดลับง่ายๆ 7 วิธี เพื่อให้การทำงานประสบความสำเร็จ มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ดังนี้

Have a Daily Check-In

หากเราเริ่มใช้วิธีการทำงานจากที่บ้าน หรือ ทำงานจากระยะไกล อย่างน้อยๆ สิ่งหนึ่งในการเริ่มต้นที่เราต้องมี ก็คือการ ‘การเช็คอิน’ ระหว่างหัวหน้างานและคนในองค์กร ด้วยวิธี face-to-face แบบตัวต่อตัวทางวิดีโอน่าจะเป็นวิธีที่ดีที่สุด แต่ก็ยังมีอีกหลายวิธีที่จะช่วยให้การเช็คอินนั้นง่ายขึ้น เช่น การโทรศัพท์คนต่อคน, อีเมล์, หรือ ใช้โปรแกรม Slack ซึ่งมีหลายฟังก์ชั่นรองรับ ตั้งแต่การแชท, การรับ-ส่งไฟล์ จนไปถึง การค้นหาไฟล์หรือแชทที่ผ่านมาได้ง่ายๆ

นอกจากนี้ยังมี Zoom และ Google’s Team Hangouts ซึ่งเป็น 2 โปรแรมแนะนำสำหรับการประชุมออนไลน์ได้ง่ายๆ ทุกวันในช่วงเริ่มต้นการ Work From Home โดยสมาชิกในองค์กรสามารถแลกเปลี่ยน และเสนอแนะการทำงานได้เหมือนตอนที่เราทำงานอยู่ที่ออฟฟิศ

Communicate A Lot

อีกหนึ่งเรื่องจริงที่อาจจะเกิดขึ้นได้เมื่อคุณต้องปรับเปลี่ยนการทำงาน เป็นทำงานจากระยะไกลแทน ก็คือ ‘การพูดคุย การสื่อสารที่น้อยลง’ น้อยกว่าตอนที่เรานั่งอยู่ในออฟฟิศและได้ปรึกษาหารือกัน ดังนั้น สิ่งหนึ่งช่วงเริ่มต้นที่ต้องปรับแน่ๆ ก็คือ การสื่อสารกันให้มากขึ้น และเป็นไปได้ว่า(ควร) สื่อสารกันมากที่สุดเท่าที่จะทำได้

ในยุคดิจิทัลที่เรามีเครื่องมือเทคโนโลยีมากมายให้สามารถเลือกหยิบจับได้ ซึ่งมีโปรแกรมมากมายที่เอื้อต่อการสนทนาระหว่างกลุ่มคนจำนวนเยอะๆ ไม่ว่าจะเป็น Facebook Group, LINE group และ Slack ซึ่งก็เป็นหนึ่งในโปรแกรมที่หลายบริษัททั้งขนาดเล็กและใหญ่ใช้กันมานาน ด้วยฟีเจอร์ที่เด่นๆ หลายอย่าง เช่น

ออกแบบมาเพื่อการทำงานเป็นทีมโดยเฉพาะ มีระบบจัดการสมาชิกอย่างเป็นระเบียบ
สามารถรับ/ส่งไฟล์ได้, ค้นหาไฟล์ได้ง่ายทั้งจากชื่อหรือจากคนส่ง
รองรับสมาชิกได้ไม่จำกัดจำนวน
สามารถสร้าง channel เพื่อแยกทีมออกตามหน้าที่ความรับิดชอบของแต่ละทีม
Slack มีทั้งบนเว็บไซต์, โปรแกรมบน PC และ สมาร์ทโฟนรองรับทั้งระบบ iOS และ Android
สามารถเชื่อมกับโปรแกรมการทำงานอื่นๆ ได้ เช่น Google Drive และ Dropbox

Take Advantage of Technology

อย่างที่พูดไปก่อนหน้านี้ ว่าเราอยู่ในยุคดิจิทัล ดังนั้นการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีจึงไม่แปลก ซึ่งปัจจุบันเรามีทั้งเครื่องมือเทคโนโลยีที่ให้บริการฟรี และเสียเงิน ตามแต่จุดประสงค์การใช้งานของแต่ละคน ทั้งนี้ทั้งนั้น หัวหน้าและคนในองค์กร/ทีม ต้องมั่นใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงเทคโนโลยีได้เหมือนกัน และต้องเข้าใจวิธีการใช้ที่ตรงกันด้วย

ทั้งนี้ การใช้อีเมล์ หรือแพลตฟอร์มที่ใช้สื่อสารได้โดยตรง ซึ่งเป็นวิธีที่เราคุ้นเคยมากที่สุด แต่กลับไม่ใช่วิธีที่เหมาะสมสำหรับการทำงานร่วมกันหลายคน บทความนี้ได้เสนอโปรแกรม Slack และ Microsoft Teams ที่ถูกวางตัวมาเพื่อแทนที่ Skype (for Business) ที่สำคัญมีฟีเจอร์การประชุมออนไลน์ด้วย

Manage Expectations

ด้วยวิธีการทำงานที่ปรับเปลี่ยนไป สิ่งหนึ่งที่สำคัญมากๆ ที่เราต้องจัดการ ไม่ใช่แค่กับหัวหน้างาน หรือเจ้าของบริษัท แต่หมายถึงรวมไปถึงบุคคลากรในองค์กรทุกคน ที่ต้องทำความเข้าใจและต้องบริหารความคาดหวังให้ดีว่า Remote Working หรือ การทำงานจากระยะไกล ความสะดวกสบายหรือสิ่งอำนวยความสะดวกจะไม่เหมือนเดิม รวมไปถึงในชั่วโมงการทำงานหน้าที่และกิจกรรมของแต่ละคนก็แตกต่างกัน

อย่างไรก็ตาม การเลือกใช้วิธี Work From Home สิ่งที่ต้องระบุให้ชัดและเข้าใจตรงกัน ก็คือ ชั่วโมงการทำงานต้องมีขอบเขตชัดเจน, หน้าที่ความรับผิดชอบแต่ละคน และการประสานงานระหว่างกันในชั่วโมงทำงาน เป็นต้น

Focus on Outcomes Not Activity

การควบคุมสถานการณ์และการจัดการในทุกๆ ด้าน สำหรับการ Work From Home ค่อนข้างยาก ดังนั้น การวัดผลด้านประสิทธิภาพในการทำงานต้องจาก ‘ผลลัพธ์มากกว่ากิจกรรม’ รวมไปถึงใช้วัดผลจากความตรงต่อเวลา และหน้าที่ความรับผิดชอบตามคำสั่ง

ตัวอย่างจากบริษัท ‘Telstra’ ยักษ์โทรคมนาคมของออสเตรเลีย ที่ให้สัมภาษณ์กับ สำนักข่าว ABC กล่าวว่า บริษัทให้พนักงานทำงานจากที่บ้านจนถึงสิ้นเดือนมี.ค.นี้ โดยได้ยกตัวอย่างเกี่ยวกับวิธีการมอบหมายงานให้แต่ละคนในทีม พร้อมกำหนดเวลา deadline การส่งงาน หากพวกเขาสามารถทำได้ทันตามเวลากำหนด สิ่งนี้จะรวมไปอยู่ในคะแนน performance และนำไปประเมินเป็นโบนัสในช่วงปลายปี เป็นต้น

Resource Your Team

ทางฝั่งของเจ้าของกิจการจำเป็นต้องสนับสนุนการทำงาน Work From Home แก่บุคคลในองค์กรด้วย ไม่ว่าจะเป็นด้านเทคโนโลยี ไปจนถึงอุปกรณ์ต่างๆ ที่จำเป็นต่อการทำงาน แม้แต่แพ็กเกจอินเทอร์เน็ต ซึ่งมีความสำคัญมาก

Be Flexible

ข้อนี้สำคัญมากสำหรับเจ้าของกิจการ คือ ต้องวางใจกับทีมที่ทำงาน ให้อิสระ และความยืดหยุ่นในการทำงานอย่างเต็มที่ภายใต้ขอบเขตที่ตกลงกันไว้ตั้งแต่แรก เช่น ระยะเลาในการทำงาน หน้าที่ที่รับมอบหมาย

ทั้งนี้ ความยืดหยุ่นในการทำงานที่กล่าวข้างข้างบน เป็นมุมมองที่คล้ายๆ กับ ‘Mike Kappel’ ซีอีโอของบริษัท Patriot Software ที่ระบุว่า การติดตามและสื่อสารงานจากทีมเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นในยุคนี้ เพราะมีโปรแกรมต่างๆ มารองรับเพื่อให้ชีวิตเราง่ายขึ้น อย่างเช่น Zoom และ Google Hangout แอปพลิเคชั่นที่ใช้สำหรับการประชุมออนไลน์ หรือจะใช้ Google Drive สำหรับการส่งไฟล์หากันภายในองค์กรก็สะดวกขึ้นมาก

สำหรับการวัดประสิทธิภาพของผลงาน Mike Kappel ย้ำเพียงว่า ในแต่ละอุตสหากรรม/บริษัทจะมีวิธีการวัดผลที่แตกต่างกัน แต่สิ่งที่จะทำได้คล้ายๆ กันก็คือ การดูจากความรับผิดชอบของพนักงาน เช่น การส่งงานในเวลาที่กำหนด, ความกระตือรือร้นในการเสนอไอเดียต่างๆ และ การเตรียมพร้อมสำหรับการทำงาน/ประชุม เป็นต้น