ปัญหาที่คนทำงานแทบทุกคนต้องเจอคือ ‘ภาวะตารางงานไหล’ ที่เต็มไปด้วยการประชุมซ้อนกันจนแทบไม่มีเวลาหายใจ พอเงยหน้ามองนาฬิกาอีกทีหมดวัน โดยที่งานจริงๆ ยังไม่ได้เริ่ม และปัญหานี้ไม่ได้เกิดแค่กับบริษัททั่วไป แม้แต่ยักษ์ใหญ่อย่าง Instagram กำลังเผชิญวิกฤตนี้เช่นกัน จนนำมาสู่การประกาศนโยบายใหม่
Adam Mosseri (Head of Instagram) ผู้บริหารสูงสุดของอินสตาแกรม ได้ออกมาประกาศวิสัยทัศน์ใหม่ในการกำจัดสิ่งที่รบกวนการทำงานออกไปให้มากที่สุด และพบว่าการประชุมคือตัวการทำงายสมาธิในการทำงานตัวฉกาจทีเดียว
ปัญหาคืออะไร?
Mosseri มองว่าพนักงานใช้เวลาและพลังงานไปกับสิ่งที่ไม่ใช่เนื้องานจริงมากเกินไป
- การประชุมที่มากเกินความจำเป็น: ตารางงานที่แน่นไปด้วยการอัปเดตงานที่ซ้ำซาก
- วัฒนธรรมสไลด์โชว์: การเสียเวลาทำ Slide Decks สวยหรูเพื่อนำเสนอไอเดีย แทนที่จะเอาเวลาไปลงมือทำของจริง
- การขาดช่วงเวลาทำงานลึก (Deep Work): เมื่อโดนขัดจังหวะด้วยการประชุมตลอดเวลา สมองจึงไม่มีสมาธิพอที่จะคิดงานสร้างสรรค์หรือแก้ปัญหายากๆ
กลยุทธ์ ‘Meeting Purge’ รื้อปฏิทิน
- ล้างกระดานการประชุมทุก 6 เดือน ต่อไปนี้ การประชุมแบบ “Recurring Meetings” หรือการประชุมประจำที่ล็อกเวลาไว้ล่วงหน้า จะถูกลบออกจากปฏิทินทั้งหมดปีละ 2 ครั้ง เพื่อบังคับให้ทีมงานต้องคิดทบทวนใหม่ว่า “การประชุมนี้ยังจำเป็นจริงๆ อยู่ไหม?” ก่อนที่จะกดนัดใหม่อีกครั้ง
- ลดความถี่ของการคุยตัวต่อตัว (1-on-1) การเรียกคุยงานหรืออัปเดตงานรายบุคคล จะถูกปรับให้เหลือเพียงทุกๆ 2 สัปดาห์ (Bi-weekly) แทนที่จะทำถี่กว่านั้น เพื่อให้พนักงานมีเวลาไปทำงานของตัวเองมากขึ้น
- นโยบาย “Prototypes over Decks” เลิกวัดผลงานที่ความสวยของสไลด์นำเสนอ แต่ให้วัดกันที่ “ชิ้นงานต้นแบบ” (Prototypes) ที่จับต้องได้จริง การเปลี่ยนแปลงนี้จะช่วยลดเวลาเตรียมตัวก่อนเข้าประชุม และผลักดันให้เกิดโปรดักต์จริงๆ เร็วขึ้น
- เคารพช่วงเวลา “Focus Blocks” บริษัทสนับสนุนให้พนักงานกล้าที่จะปฏิเสธคำเชิญประชุม หากเวลานั้นไปซ้อนทับกับช่วงเวลาที่กำหนดไว้ว่าเป็น “เวลาทำงานใช้สมาธิ” (Focus Blocks)
เอามาปรับใช้กับตัวเองอย่างไรได้บ้าง?
- ตรวจสอบปฏิทินตัวเอง (Meeting Audit): ลองดูตารางงานสัปดาห์หน้า แล้วถามตัวเองว่ามีประชุมไหนบ้างที่สามารถเปลี่ยนเป็นแค่อีเมล หรือข้อความสั้นๆ ได้? ถ้ามี ให้ยกเลิกซะ
- สร้างกฎ “No-Meeting Day”: กำหนดวันหนึ่งในสัปดาห์ (เช่น วันพุธ) ให้เป็นวันที่ห้ามมีการประชุมเด็ดขาด เพื่อให้ทีมได้ทำงานยาวๆ โดยไม่ถูกขัดจังหวะ
- เน้นผลลัพธ์มากกว่าพิธีกรรม: ลดความสำคัญของรูปแบบการนำเสนอ แล้วมุ่งไปที่เนื้อหาหรือผลลัพธ์ของงาน จะช่วยประหยัดเวลาเตรียมตัวไปได้มหาศาล
การเคลื่อนไหวของ Instagram ครั้งนี้ สะท้อนให้เห็นความจริงข้อหนึ่งว่า “ความยุ่ง ไม่ได้แปลว่า ขยัน” และ “การประชุม ไม่ใช่ การทำงาน” การกล้าที่จะตัดสิ่งรบกวนออกไป และให้ความสำคัญกับเวลาทำงานอย่างมีสมาธิ (Deep Work)
