ส่อง 6 ลูกเล่นการใช้ Zoom เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบ Work from Home ระดับที่เจ้านายยังต้องอึ้ง

  • 1.3K
  •  
  •  
  •  
  •  

ZOOM

ตอนนี้หลายคนคงกำลัง Work from Home ในช่วงวิกฤติ COVID-19 แน่นอนว่าแต่ละบริษัทต่างก็หาโซลูชั่นในการทำงาน เพื่อให้ทุกคนสามารถทำงานจากที่บ้านได้อย่างราบรื่นเสมือนทำงานอยู่ที่ออฟฟิศ หลายคนเลือกใช้ Slack ในการติดต่อสื่อสารกันแบบส่วนตัว หลายบริษัทเลือกใช้ Trello ในการติดตามผลการทำงาน และดูเหมือนเกือบจะทุกบริษัทเลือกใช้ Zoom ในการประชุมทางไกล

แต่ส่วนใหญ่หลายคนจะเรียนรู้แค่เชื่อมต่อระบบ ปรับแบคกราวน์ให้กลายเป็นรูปวิวหรือรูปที่ต้องเองต้องการ (บางคนเล่นประชุมงานอยู่บนทางช้างเผือกก็มี) ซึ่งถ้าเป็นการคุยกันธรรมดาคงไม่มีอะไร แต่ถ้าเป็นการประชุมงานกันแล้วดันซีเรียสขึ้นมา หรือมีการเข้าใจผิดบางประการจนต้องมีการโชว์หลักฐานยืนยัน คราวนี้การใช้ Zoom จะกลายเป็นเรื่องยากทันที

นี่คือ 6 ลูกเล่นการใช้ Zoom ที่เรียกได้ว่า ระดับบอสหรือหัวหน้าแผนกไอทีมาเห็นจะต้องอึ้งจนร้อง ว้าว…!!! 

Meeting ID

รหัสการประชุม (Meeting ID)

แน่นอนว่าหลายองค์กรคงมีการจัดกรุ๊ปสำหรับพนักงานภายในองค์กร ซึ่งกดปุ่มเดียวสามารถเรียกทุกคนในกรุ๊ปให้ออนไลน์ Zoom ได้ทันทีในครั้งเดียว แต่ทุกครั้งที่เข้าประชุมระบบจะทำการตั้งค่าห้องประชุมใหม่ แล้วสิ่งที่เคยสำเสนอหรือข้อมูลบางประการก็จะลบแล้วต้องกลับมานำเสนอใหม่ แต่ด้วยการใส่รหัสการประชุมจะช่วยให้ได้ห้องประชุมเดิมที่เคยประชุมไว้ครั้งก่อน พร้อมด้วยข้อมูลบางประการที่เคยนำเสนอไว้กลับมาด้วย

 

Chat

การแชท (Chat)

ไม่เพียงแต่ Zoom จะใช้ประชุมแบบเห็นหน้าเท่านั้น Zoom ยังสามารถแชทแบบตัวหน้าสือได้ด้วย เหมือน LINE, Facebook Messenger เป็นต้น สามารถส่งไฟล์หรือรูปภาพได้เช่นเดียวกับ โปรแกรมแชททั่วๆ ไป แต่ข้อดีของการแชทผ่าน Zoom คือค่อนข้างปลอดภัย เพราะเป็นระบบ Private แถมยังสามารถเรียกประชุมผ่านซูมได้จากหน้าแชทได้เลย

 

Host Control

การควบคุมผู้ใช้งาน (Host Control)

การประชุมพร้อมกันเป็นเรื่องที่ดี แต่บางครั้งเวลาที่นึกจะพูดพร้อมกันรับรองคนที่ฟังต้องกินยาพาราฯ ดักก่อนทันที เพราะเสียงจะตีกันจนวุ่น ซึ่ง Zoom ก็มีฟังก์ชั่นในการตัดเสียงออกจากระบบ พร้อมกับฟั่งก์ชั่นยกมือ โดยฟังก์ชั่นยกมือจะเป้นเสมือนการขออนุญาตพูด ซึ่งระบบเสียงของผู้ใช้ฟังก์ชั่นยกมือก็จะเปิดขึ้นทำให้ไม่มีเสียงตีกันหรือพูดสวนกันจนน่ารำคาญ แนะนำว่ารัฐสภาควรนำระบบนี้ไปใช้

 

Share Screen

แชร์หน้าจอพร้อมกัน (Simultaneous Screen Share)

นอกจากการประชุมแบบเห็นหน้ากันแล้ว Zoom ยังสามารถนำเสนอผลงานผ่านหน้าจอของตัวเองเพื่อให้ทุกคนได้เห็น ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้ใช้งาน Zoom ต้องเรียนรู้ไว้เป็นพื้นฐานการประชุมออนไลน์ แต่หลายคนยังไม่รู้ว่าการแชร์หน้าจอตัวเองสามารถแชร์พร้อมกันได้ หลายบริษัทมักจะขอดูความเห็นผ่านการแชร์หน้าจอ White Paper และให้พนักงานทุกคนเขียนลงไปที่หน้าจอพร้อมๆ กัน ขออยางเดียวเวลานำเสนอผลงานอย่าแชร์พร้อมกัน มันปวดหัว

 

Active Speaker View

แจ้งสถานะการพูด (Active Speaker View)

เหมือนลูกเล่นก่อนหน้าที่ใน การควบคุมผู้ใช้งาน แต่ลูกเล่นนี้จะเป็นการแสดงสถานะการพูดคุย โดยใครที่พูดระบบจะไปขึ้นไฟโชว์ที่รูปคนนั้นเพื่อให้ทราบว่าคนนั้นกำลังพูดอยู่ แม้จะเป้นฟังก์ชั่นที่ช่วยให้การประชุมง่ายขึ้น แต่จะกลายเป็นโกลาหลถ้าพูดขึ้นมาพร้อมๆ กัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่ Zoom สามารถรองรับการประชุมสูงถึง 25 ID ในหนึ่งหน้าจอคอม

 

Pro Plan

ความแตกต่างระหว่างซื้อกับไม่ซื้อ (Basic vs. Pro Plans)

ด้วยความที่ Zoom เป็นที่นิยมของหลายบริาัทในการทำงาน Work from Home โปรแกรม Zoom จึงมีให้เลือกใช้ทั้งแบบประหยัดและแบบเสียเงินใช้ได้ครบจบทุกฟังก์ชั่น ซึ่งทั้ง 2 แบบมีความแตกต่างกัน โดยแบบประหยัดจะสามารถประชุมนานสูงสุดเพียง 40 นาที ขณะที่แบบเสียเงินสามารถประชุมได้นานสูงสุดถึง 24 ชั่วโมง นอกจากนี้แบบเสียเงินยังรองรับการประชุมสูงสุดถึง 100 คนพร้อมฟังก์ชั่นยกมือและแชร์หน้าจอพร้อมๆ กันหลายคน

 

Source: Entrepreneur


  • 1.3K
  •  
  •  
  •  
  •  
Gigolo
Gigolo
เมื่อเทคโนโลยีอยู่ใกล้กับชีวิตทุกคน มารู้เท่าทันเทคโนโลยีเพื่อใช้มัน แต่อย่าให้เทคโนโลยีมันใช้เรา