103.58.148.118

Exclusive

Ξ Leave a comment

Contact Report เครื่องมือและอาวุธที่จะทำให้งานไม่มีปัญหา

posted by  5,364 views

ทุก ๆ Agency  หรือนักการตลาดเองก็คงต้องมีสิ่งหนึ่งที่ทำเป็นประจำ นั้นคือการเข้าประชุมหรือการโทรศัพท์เพื่อการประชุมต่าง ๆ เพื่อตกลงเรื่องต่าง ๆ ซึ่งหลาย ๆ ครั้งการประชุมการคุยโทรศัพท์ระหว่าง 2 ฝ่ายนั้นจะจบลงด้วยข้อตกลงอะไรบางอย่างที่จะกลายเป็นความคืบหน้าในการทำงานต่าง ๆ การแก้ไขงานต่าง ๆ หรือข้อตกลงต่าง ๆ ที่เกิดร่วมกันในที่ประชุม และหลาย ๆ ครั้งหลังจากประชุมนี้มักจะเกิดปัญหาในหลาย ๆ ที่ เพราะคนในห้องประชุมหรือการโทรคุยนั้น ๆ จำในสิ่งที่ตกลงไม่ได้ หรือคนที่ไม่ได้เข้าประชุมหรือโทรคุยนั้นแต่มีส่วนที่ต้องรับผิดชอบในงาน ไม่ได้รับรู้ถึงข้อตกลงดังกล่าวที่เกิดขึ้น ทำให้มีปัญหาต่าง ๆ ทันที

the-pitch-episode-201-breensmith-590

สิ่งหนึ่งที่จะเจอหลังปัญหาที่คนที่เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้นไม่สามารถจำรายละเอียดในการประชุมได้  การสั่งงานหรือข้อตกลงผ่านทางการโทรศัพท์ได้ นั้นคืองานที่ทำออกไปมักไม่ตรงกับความคิดที่คนที่เกี่ยวข้องในห้องประชุมคิด หรืองานบางอย่างที่สั่งทำกลับจำไม่ได้ ส่งอาจจะส่งผลในตอนที่จะต้องเก็บค่าใช้จ่ายในการทำงานต่าง ๆ ก็กลับต้องเกิดกรณีว่าไม่จ่ายค่าดำเนินการนั้น ๆ เพราะเกิดจากการไม่ได้สั่งหรือไม่ได้มีหลักฐานการทำงานหรือการตกลงต่าง ๆ หลาย ๆ ครั้งกลายเป็นกรณีผิดใจกันระหว่างนักการตลาดหรือ Agency ทั้งภายในบริษัทเองและกับคนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เพราะบางทีคนสั่งกับคนต้องรับผิดชอบนั้นคนละคนกัน ทำให้เมื่อทำตามคนสั่ง อาจจะไม่ตรงกับคนที่รับผิดชอบ เมื่อไม่มีอะไรบันทึกไว้ก็ไม่สามารถมาอ้างได้ว่ามีการสั่งงานเกิดขึ้น หรือในกรณีที่เป็นการทำงานภายในที่มีการตกลงในการดำเนินงาน การรับรู้การส่งงานและการแก้ไขงานต่าง ๆ หลาย ๆ คนรับแต่กลับทำไม่ได้ หรือลืมว่าต้องทำอะไร ทำผิด ทำให้เกิดความเสียหายต่องานต่าง ๆ เช่นกัน นั้นทำให้ภาพรวมขององค์กรนั้นเสียไปเพราะการไม่มีการบันทึกการประชุม

peggy_burger_campaign2

บันทึกการประชุมนี้ในต่างประเทศเรียกว่า Contact Report, Call Report หรือ Meeting Minute ซึ่งเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการทำงานของนักการตลาดหรือ Agency นั้นเอง ซึ่งในระบบงาน Advertising Agency หรือ Agency ที่ทำงานกันมานานมาจากสายงานตั้งแต่ยุคโฆษณาแรก ๆ นั้นใช้งานกันเป็นปกติ และเป็นเครื่องมือในการสรุปว่าทุกคนรับรู้การทำงาน การแก้ไขงาน ข้อตกลงต่าง ๆ พร้อมการทำงานถัดไปที่ต้องดำเนินการ ทั้งนี้การเขียน Contact Report นี้จะให้คนที่มีตำแหน่งตำที่สุดของ Agency หรือคู่ค้าในห้องประชุมนั้นเขียนสรุป นั้นเพราะถ้าคนที่มีความรู้เฉพาะทางน้อยที่สุดหรือคนที่มีโอกาสเข้าใจในงานได้น้อยสุดยังเข้าใจงาน หรือเข้าใจในการประชุมนั้นและถ่ายทอดออกมาทางการบันทึกสรุปการประชุมหรือ Contact Report นั้นได้ ก็สามารถทำให้คนอื่นเข้าใจได้เช่นกัน นอกจากนี้การเขียน Contact Report นี้ที่ต้องดำเนินการโดยคนที่มีตำแหน่งตำ่สุดแล้ว ระยะเวลาการเขียนก็สำคัญ เพราะ Contact Report นั้นควรจะเริ่มเขียนและส่งทันทีภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากการประชุมหรือการโทรศัพท์คุยกันนั้น ทำไมต้องเป็น 24 ชั่วโมง เพราะหากทิ้งเวลาไว้เนิ่นนานแล้วค่อยพิมพ์นั้น ความทรงจำหรือความเข้าใจในการประชุมนั้นจะลดลงเรื่อย ๆ  เนื่องจากการใส่ใจและการโฟกัสของงานนั้นต้องเอาไปทำอย่างอื่นต่อ ทำให้ความต่อเนื่องในงานนั้นหายไป เมื่อเขียนแล้วรายละเอียดหลาย ๆ อย่างมักจะขาดหายไปถ้าต้องมาทำหลังงานอื่นแทน นอกจากนี้การเขียนทันทีภายใน 24 ชั่วโมงหลังการตกลงต่าง ๆ ยังเป็นเวลาที่ทำให้ทุกคนสามารถเข้ามาแก้ไขใน Contact Report นั้น ๆ ถ้าข้อมูลในนั้นไม่ถูก หรือยังเข้าใจผิดกัน ทำให้ไม่เกิดความเสียหายต่าง ๆ ที่เกิดจากความเข้าใจผิดในข้อประชุมในการทำงานไปแล้ว และทำให้งานดำเนินการได้อย่างถูกต้องต่อไป

ทีนี้ถ้า Agency หรือใครยังไม่เคยทำ Contact Report และอยากจะเริ่มทำก็ต้องมีส่วนประกอบใน Contact Report ดังนี้ คือ

  1. วันที่ประชุม
  2. คนที่ร่วมประชุม
  3. Agenda การประชุม
  4. หัวข้อที่พูดคุยกันในห้องประชุม ซึ่งให้ลิสต์รายชื่อหัวข้อต่าง ๆ ในห้องประชุมหรือการโทรคุยโทรศัทพ์ลงมา
  5. การตัดสินใจหรือข้อสรุปในห้องประชุมต่าง ๆ
  6. การดำเนินการถัดไปว่าจะดำเนินการอะไรต่อไปบ้าง
  7. คนที่จะรับผิดชอบในแต่ละงานในการดำเนินถัดไปว่าใครจะรับผิดชอบอะไร
  8. สุดท้ายสำคัญมาก คือข้อความว่าให้คนที่ร่วมประชุมทุกคน ตรวจทาน Call Report นี้ว่าถูกต้องไหม เผื่อความเข้าใจการประชุมหรือการคุยโทรศัพท์นั้นไม่ตรงกัน

Screen Shot 2558-10-17 at 11.07.35 AM

ทั้งนี้ Contact Report นี่คือมาตรฐานหนึ่งในการทำงาน Agency  เพื่อเป็นการป้องกันความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนต่าง ๆ หรือการทำงานที่อาจจะสื่อสารผิดพลาดกันได้ ซึ่ง Contact Report นี้เป็นเครื่องมือที่ทำให้สามารถตรวจสอบขั้นตอนการทำงาน หรือการเปลี่ยนแปลงงานต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น และไม่ว่าจะคุยทางไหนก็ตามการทำContact Report นั้นจะต้องเกิดขึ้นใน 24 ชั่วโมงทันที ไม่ว่าจะห้องประชุม โทรศัพท์หรือการตอบโต้ผ่าน email ก็ตาม  ในยุคนี้ที่ email มามีความสำคัญและการทำงานผ่าน email มากขึ้นทำให้หลาย ๆ Agency นั้นหลงลืมไป ซึ่งไม่ได้เป็นปัญหาในประเทศไทยเอง แต่ในต่างประเทศนั้นก็มีปัญหานี้เช่นกัน ซึ่งเมื่อเกิดปัญหาขึ้นการตาม email ต่าง ๆ นั้นจะเป็นเรื่องยากและลำบากทันที

ในยุคนี้มารฐานการทำงานนั้นเป็นสิ่งสำคัญในการทำงาน เพื่อไม่ให้ทำงานได้ผิดพลาดนั้นเกิดขึ้น หรือการตกลงหล่นการทำงานระหว่าง การติดตามการทำงานและการเปลี่ยนแปลงในข้อตกลงการทำงานนั้นเป็นเรื่องสำคัญ Agency ที่มีหน้าที่ดูแลลูกค้านั้นควรทำ Contact Report นั้นเพื่อแสดงถึงมาตรฐานการทำงานของ Agency และนักการตลาดเองที่ทำงานร่วมกับ Agency ก็ควรต้องขอ Contact Report จาก Agency เอง เพราะถ้าคุณไม่พอการสรุปความเข้าใจทางการประชุมนั้น นั้นย่อมเป็นความผิดของคุณเอง ถ้า Agency เข้าใจที่คุณตกลงผิดไป

ติดตาม MarketingOops!
Marketing Oops! มี LINE แล้วนะ
ติดตามเรื่องราวดิจิทัลแบบอินเทรนด์ ได้ทุกวันผ่าน LINE ID @marketingoops
เพิ่มเพื่อน

Contributor

Head of Strategic Marketing ใน Integrated Service Agency ที่หนึ่ง และเป็น Strategic Marketer ที่บริษัท Samart Multimedia Company ผู้หลงใหลในหลาย ๆ ที่มีความอยากรู้และเรียนรู้ในเรื่อง Startup, นวัตกรรม, การตลาด จากมุมมองหลาย ๆ ด้านและวัฒนธรรมของแบรนด์ต่าง ๆ

User Name: Molek

FB Comments

Related Posts

Leave a Reply


+ 8 = fifteen

Recent Posts

Facebook