ทุก ๆ Agency หรือนักการตลาดเองก็คงต้องมีสิ่งหนึ่งที่ทำเป็นประจำ นั้นคือการเข้าประชุมหรือการโทรศัพท์เพื่อการประชุมต่าง ๆ เพื่อตกลงเรื่องต่าง ๆ ซึ่งหลาย ๆ ครั้งการประชุมการคุยโทรศัพท์ระหว่าง 2 ฝ่ายนั้นจะจบลงด้วยข้อตกลงอะไรบางอย่างที่จะกลายเป็นความคืบหน้าในการทำงานต่าง ๆ การแก้ไขงานต่าง ๆ หรือข้อตกลงต่าง ๆ ที่เกิดร่วมกันในที่ประชุม และหลาย ๆ ครั้งหลังจากประชุมนี้มักจะเกิดปัญหาในหลาย ๆ ที่ เพราะคนในห้องประชุมหรือการโทรคุยนั้น ๆ จำในสิ่งที่ตกลงไม่ได้ หรือคนที่ไม่ได้เข้าประชุมหรือโทรคุยนั้นแต่มีส่วนที่ต้องรับผิดชอบในงาน ไม่ได้รับรู้ถึงข้อตกลงดังกล่าวที่เกิดขึ้น ทำให้มีปัญหาต่าง ๆ ทันที
สิ่งหนึ่งที่จะเจอหลังปัญหาที่คนที่เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้นไม่สามารถจำรายละเอียดในการประชุมได้ การสั่งงานหรือข้อตกลงผ่านทางการโทรศัพท์ได้ นั้นคืองานที่ทำออกไปมักไม่ตรงกับความคิดที่คนที่เกี่ยวข้องในห้องประชุมคิด หรืองานบางอย่างที่สั่งทำกลับจำไม่ได้ ส่งอาจจะส่งผลในตอนที่จะต้องเก็บค่าใช้จ่ายในการทำงานต่าง ๆ ก็กลับต้องเกิดกรณีว่าไม่จ่ายค่าดำเนินการนั้น ๆ เพราะเกิดจากการไม่ได้สั่งหรือไม่ได้มีหลักฐานการทำงานหรือการตกลงต่าง ๆ หลาย ๆ ครั้งกลายเป็นกรณีผิดใจกันระหว่างนักการตลาดหรือ Agency ทั้งภายในบริษัทเองและกับคนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เพราะบางทีคนสั่งกับคนต้องรับผิดชอบนั้นคนละคนกัน ทำให้เมื่อทำตามคนสั่ง อาจจะไม่ตรงกับคนที่รับผิดชอบ เมื่อไม่มีอะไรบันทึกไว้ก็ไม่สามารถมาอ้างได้ว่ามีการสั่งงานเกิดขึ้น หรือในกรณีที่เป็นการทำงานภายในที่มีการตกลงในการดำเนินงาน การรับรู้การส่งงานและการแก้ไขงานต่าง ๆ หลาย ๆ คนรับแต่กลับทำไม่ได้ หรือลืมว่าต้องทำอะไร ทำผิด ทำให้เกิดความเสียหายต่องานต่าง ๆ เช่นกัน นั้นทำให้ภาพรวมขององค์กรนั้นเสียไปเพราะการไม่มีการบันทึกการประชุม
บันทึกการประชุมนี้ในต่างประเทศเรียกว่า Contact Report, Call Report หรือ Meeting Minute ซึ่งเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการทำงานของนักการตลาดหรือ Agency นั้นเอง ซึ่งในระบบงาน Advertising Agency หรือ Agency ที่ทำงานกันมานานมาจากสายงานตั้งแต่ยุคโฆษณาแรก ๆ นั้นใช้งานกันเป็นปกติ และเป็นเครื่องมือในการสรุปว่าทุกคนรับรู้การทำงาน การแก้ไขงาน ข้อตกลงต่าง ๆ พร้อมการทำงานถัดไปที่ต้องดำเนินการ ทั้งนี้การเขียน Contact Report นี้จะให้คนที่มีตำแหน่งตำที่สุดของ Agency หรือคู่ค้าในห้องประชุมนั้นเขียนสรุป นั้นเพราะถ้าคนที่มีความรู้เฉพาะทางน้อยที่สุดหรือคนที่มีโอกาสเข้าใจในงานได้น้อยสุดยังเข้าใจงาน หรือเข้าใจในการประชุมนั้นและถ่ายทอดออกมาทางการบันทึกสรุปการประชุมหรือ Contact Report นั้นได้ ก็สามารถทำให้คนอื่นเข้าใจได้เช่นกัน นอกจากนี้การเขียน Contact Report นี้ที่ต้องดำเนินการโดยคนที่มีตำแหน่งตำ่สุดแล้ว ระยะเวลาการเขียนก็สำคัญ เพราะ Contact Report นั้นควรจะเริ่มเขียนและส่งทันทีภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากการประชุมหรือการโทรศัพท์คุยกันนั้น ทำไมต้องเป็น 24 ชั่วโมง เพราะหากทิ้งเวลาไว้เนิ่นนานแล้วค่อยพิมพ์นั้น ความทรงจำหรือความเข้าใจในการประชุมนั้นจะลดลงเรื่อย ๆ เนื่องจากการใส่ใจและการโฟกัสของงานนั้นต้องเอาไปทำอย่างอื่นต่อ ทำให้ความต่อเนื่องในงานนั้นหายไป เมื่อเขียนแล้วรายละเอียดหลาย ๆ อย่างมักจะขาดหายไปถ้าต้องมาทำหลังงานอื่นแทน นอกจากนี้การเขียนทันทีภายใน 24 ชั่วโมงหลังการตกลงต่าง ๆ ยังเป็นเวลาที่ทำให้ทุกคนสามารถเข้ามาแก้ไขใน Contact Report นั้น ๆ ถ้าข้อมูลในนั้นไม่ถูก หรือยังเข้าใจผิดกัน ทำให้ไม่เกิดความเสียหายต่าง ๆ ที่เกิดจากความเข้าใจผิดในข้อประชุมในการทำงานไปแล้ว และทำให้งานดำเนินการได้อย่างถูกต้องต่อไป
ทีนี้ถ้า Agency หรือใครยังไม่เคยทำ Contact Report และอยากจะเริ่มทำก็ต้องมีส่วนประกอบใน Contact Report ดังนี้ คือ
- วันที่ประชุม
- คนที่ร่วมประชุม
- Agenda การประชุม
- หัวข้อที่พูดคุยกันในห้องประชุม ซึ่งให้ลิสต์รายชื่อหัวข้อต่าง ๆ ในห้องประชุมหรือการโทรคุยโทรศัทพ์ลงมา
- การตัดสินใจหรือข้อสรุปในห้องประชุมต่าง ๆ
- การดำเนินการถัดไปว่าจะดำเนินการอะไรต่อไปบ้าง
- คนที่จะรับผิดชอบในแต่ละงานในการดำเนินถัดไปว่าใครจะรับผิดชอบอะไร
- สุดท้ายสำคัญมาก คือข้อความว่าให้คนที่ร่วมประชุมทุกคน ตรวจทาน Call Report นี้ว่าถูกต้องไหม เผื่อความเข้าใจการประชุมหรือการคุยโทรศัพท์นั้นไม่ตรงกัน
ทั้งนี้ Contact Report นี่คือมาตรฐานหนึ่งในการทำงาน Agency เพื่อเป็นการป้องกันความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนต่าง ๆ หรือการทำงานที่อาจจะสื่อสารผิดพลาดกันได้ ซึ่ง Contact Report นี้เป็นเครื่องมือที่ทำให้สามารถตรวจสอบขั้นตอนการทำงาน หรือการเปลี่ยนแปลงงานต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น และไม่ว่าจะคุยทางไหนก็ตามการทำContact Report นั้นจะต้องเกิดขึ้นใน 24 ชั่วโมงทันที ไม่ว่าจะห้องประชุม โทรศัพท์หรือการตอบโต้ผ่าน email ก็ตาม ในยุคนี้ที่ email มามีความสำคัญและการทำงานผ่าน email มากขึ้นทำให้หลาย ๆ Agency นั้นหลงลืมไป ซึ่งไม่ได้เป็นปัญหาในประเทศไทยเอง แต่ในต่างประเทศนั้นก็มีปัญหานี้เช่นกัน ซึ่งเมื่อเกิดปัญหาขึ้นการตาม email ต่าง ๆ นั้นจะเป็นเรื่องยากและลำบากทันที
ในยุคนี้มารฐานการทำงานนั้นเป็นสิ่งสำคัญในการทำงาน เพื่อไม่ให้ทำงานได้ผิดพลาดนั้นเกิดขึ้น หรือการตกลงหล่นการทำงานระหว่าง การติดตามการทำงานและการเปลี่ยนแปลงในข้อตกลงการทำงานนั้นเป็นเรื่องสำคัญ Agency ที่มีหน้าที่ดูแลลูกค้านั้นควรทำ Contact Report นั้นเพื่อแสดงถึงมาตรฐานการทำงานของ Agency และนักการตลาดเองที่ทำงานร่วมกับ Agency ก็ควรต้องขอ Contact Report จาก Agency เอง เพราะถ้าคุณไม่พอการสรุปความเข้าใจทางการประชุมนั้น นั้นย่อมเป็นความผิดของคุณเอง ถ้า Agency เข้าใจที่คุณตกลงผิดไป
httpv://www.youtube.com/watch?v=IRsbRBu30T0
