จากความสะดวกสบายของเทคโนโลยีทุกวันนี้ ทำให้อะไรก็ดูง่ายไปเสียหมด ซึ่งบางครั้งอาจทำให้เราสูญเสียการควบคุมอะไรบางอย่างไป มาดูกันว่าคุณจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ควบคู่กับการใช้ชีวิตประจำวันได้อย่างไร นี่คือ 11 เคล็ดลับ ที่คุณจะนำไปปรับใช้ได้ทั้งเรื่องการทำงาน และการใช้ชีวิต
1. ซิงค์ตารางงานทุกอย่างเข้าด้วยกัน
หากคุณมีปฏิทินบนโต๊ะทำงาน ในคอมพิวเตอร์ และในโทรศัพท์มือถือ คุณต้องทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะตรงกัน เพื่อป้องกันการสับสน ดังนั้น คุณจึงต้องบันทึกตารางงาน สิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน ทั้งเรื่องการทำงาน และชีวิตส่วนตัว ลงในปฏิทินต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น Google Calendar หรือ iCloud เพื่อให้คุณไม่พลาดงานสำคัญ
2. ทุกอย่างต้องมีแผนการ
เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจึงต้องวางแผนทุกอย่างโดยละเอียด ก่อนเริ่มโปรเจ็คใดๆ ก็ตาม ทั้งเรื่องระยะเวลา หน้าที่ความรับผิดชอบ และสิ่งที่ต้องทำ เพราะถ้าคุณมีแผนล่วงหน้า ก็จะช่วยประหยัดเวลาไปได้มาก และเป็นแนวทางในการทำงานได้เป็นอย่างดี
3. กำหนดกิจกรรมที่สำคัญที่สุดเป็นอันดับแรก
ถ้าคุณเลือกทำงานสำคัญเป็นอันดับแรกก่อน เวลาที่เหลือในวันนั้นๆ คุณก็จะไม่เครียด และสามารถจัดการงานเล็กๆ น้อยๆ ได้อย่างสบายใจ หรือถ้าเป็นงานเร่งด่วน คุณอาจเก็บไว้ทำวันต่อไปได้ แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือ ต้องทำงานสำคัญให้เสร็จเสียก่อน
4. บันทึกเวลาทุกอย่าง
อาจฟังดูเป็นเรื่องจุกจิกน่ารำคาญ ที่เรามาบอกให้คุณจดบันทึกนู่นนี่เต็มไปหมด แต่เพื่อให้คุณเห็นภาพมากขึ้นลองใช้เวลา 1 หรือ 2 สัปดาห์ เพื่อจดบันทึกว่าในแต่ละวันคุณใช้เวลากับการทำอะไรบ้าง เวลาที่ใช้ในการสะสางงานเก่า เวลาแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวกับงาน เวลาประชุม หรือเวลาพักผ่อน เป็นต้น เมื่อคุณได้ข้อมูลเหล่านี้แล้ว ลองนำมาพิจารณาดูว่าคุณจะลดเวลาในส่วนไหน และเพิ่มเวลาในส่วนใดได้บ้าง
5. ปล่อยให้มีเวลาว่างบ้าง
การจัดสรรเวลาในแต่ละวัน ไม่ได้ขึ้นอยู่กับว่าแต่ละชั่วโมงคุณใช้เวลาไปอย่างคุ้มค่าแค่ไหน ถ้าคุณมีเวลาเหลืออยู่เพียงน้อยนิด ก็อย่าพยายามยัดอะไรไปให้เต็ม เพราะในความเป็นจริงแล้ว คุณต้องมีเวลาพักสมอง พักสายตา หยุดทำทุกอย่าง เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับกิจกรรมต่อไป อย่าทำให้ตัวเองรู้สึกเหนื่อยหรือท้อกับตารางเวลาเหล่านี้
6. ปิดทุกอย่าง
ต่อเนื่องจากข้อ 5 หลังจากที่คุณปล่อยให้ตัวเองมีเวลาว่างแล้ว สิ่งต่อมาคือ การปิดช่องทางการสื่อสารทั้งหมด ทั้งโทรศัพท์มือถือ, Instant Messenger รวมถึงการแจ้งเตือนต่างๆ ซึ่งในช่วงแรกคุณอาจกังวล กระสับกระส่าย แต่ถ้าทำทุกวัน เชื่อว่าคุณจะหลงรักช่วงเวลานั้นแน่นอน
7. เตรียมรับมือกับสิ่งที่ไม่คาดคิด
บางครั้งคุณอาจเจอเรื่องที่ไม่คาดคิด ซึ่งทำให้ตารางเวลารวนไปหมด ขอให้เตรียมตัว และเตรียมใจไว้ให้ดีๆ เพราะปัญหาเฉพาะที่คุณกำลังเจออยู่นี้อาจทำให้การทำงานต้องสะดุดบ้าง รวมถึงต้องใช้เวลาทำงานเพิ่มขึ้น แต่ถ้าคุณมีสติตลอดเวลา คุณก็จะก้าวผ่านปัญหาเหล่านี้ไปได้สบายๆ
8. ใช้เวลาในระหว่างการเดินทางให้เกิดประโยชน์
โดยเฉพาะคนในเมืองกรุงฯ ไม่ว่าจะตอนเช้า หรือตอนเย็น คุณจะได้ใช้เวลาอยู่บนท้องถนนค่อนข้างนาน ถ้าไม่รู้จะทำอะไร ก็แนะนำให้อ่านข่าว อัปเดทสถานการณ์บ้านเมืองในปัจจุบัน ซึ่งในช่วงเวลานี้ยังมีกิจกรรมให้คุณเลือกทำอีกมากมาย ลองดูว่าแบบไหนที่คุณชอบ และเหมาะสมกับการเดินทางของคุณมากที่สุด
9. พักเบรกระหว่างทำงาน
นอกเหนือจากการพักทานข้าวเที่ยงแล้ว ในระหว่างการทำงานก็สามารถพักเบรกได้เช่นกัน ยกตัวอย่างเช่น คุณตั้งเป้าว่าจะเขียนรายงานการประชุมให้เสร็จ แล้วจะพัก 15 นาที เพื่อลงไปซื้อกาแฟ หรือทำธุระส่วนตัวก็ได้ วิธีนี้จะเป็นการให้รางวัลตัวเองทุกๆ วัน และสร้างแรงจูงใจในการทำงานได้เป็นอย่างดี
10. หยิบกระดาษและปากกา
แม้คุณจะทำงานอยู่หน้าจอคอมพ์ก็จริง แต่บางครั้งการใช้กระดาษกับปากกา ก็ช่วยให้งานสำเร็จได้ เพราะการได้จด แจกแจงข้อมูลต่างๆ ในกระดาษนั้นจะช่วยให้คุณจำแนกความคิดได้ดีขึ้น
11. มีความยืดหยุ่น
แน่นอนว่าคุณสามารถปรับเปลี่ยนทุกอย่างให้ตรงกับความต้องการของตัวเองได้ เลือกสิ่งที่ทำแล้วสบายใจ ไม่ลำบากจนเกินไปจะดีกว่า ซึ่งคุณจะไม่มีทางรู้เลยว่าวิธีไหนที่เหมาะกับตัวเอง ถ้ายังไม่ได้ลอง
จากสิ่งที่กล่าวไปทั้งหมดนี้ เป็นเพียงข้อเสนอแนะให้คุณได้ลองทำตาม ซึ่งไม่มีกฏตายตัว คุณควรค้นหา หรือทดลองว่าวิธีไหนที่เหมาะกับตัวเอง และจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพที่สุด
