การทำการนำเสนอแผนงานนั้น นับว่าเป็นส่วนสำคัญอย่างมากที่จะทำให้งานนั้นได้ดำเนินการ หรือได้รับการอนุมัติให้ทำต่อไป โดยเฉพาะคนที่ทำงานเอเจนซี่นั้นการนำเสนอแผนการสื่อสารการตลาด หรือแผนครีเอทีฟนั้นเรียกได้ว่าเป็นดังลมหายใจเข้าออกทีเดียว การนำเสนอนั้นจึงเป็นส่วนสำคัญมากในการทำงาน เพราะเตรียมงานมาให้ดีมากอย่างไร มานำเสนอไม่ดีหรือพูดไม่ดีในตอนนำเสนอก็อาจจะจบชีวิตคาห้องประชุมได้เลย ทั้งนี้วันนี้ผมมีเคล็ดลับ 6 ข้อเพื่อที่จะช่วยให้การนำเสนอนั้นออกมาดี และประทับใจคนฟัง
- คิดถึงและวางแผนรับมือเพื่อความสำเร็จ : การเตรียมตัวที่จะเล่านั้นสำคัญมาก เพื่อที่จะสามารถเข้าใจภาพในสไลด์ที่จะนำเสนอได้ว่ากำลังอยากจะบอกเรื่องอะไร แต่ละเรื่องนั้นเรียงกันอย่างถูกต้องไหม และเข้ากันได้ดีไหม ไหลลื่นไหม หน้าไหนที่ควรจะเน้นเพื่อให้เกิดการเชื่อในสิ่งที่เล่ามา และเล่าไปจนถึงส่วนที่ต้องทำให้ผูฟังนั้นเกิดการซื้อ คนที่เชี่ยวชาญการนำเสนอจะพยายามรีวิวสไลด์ตัวเองคร่าว ๆ ก่อนทุกครั้งหรือบางทีก็วินาทีสุดท้ายก่อนที่จะพูดจริง ๆ เพื่อให้เรื่องที่เล่านั้นสามารถเล่าได้อย่างเป็นธรรมชาติ และเพื่อที่จะไม่ให้อะไรขลูกขลัก การไปถึงที่ที่ต้องนำเสนองานเพื่อเตรียมตัวก่อน 10-15 นาที จะทำให้เราจัดการปัญหาต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นล่วงหน้าได้ ไม่ต้องมาเร่งรียหรือทำให้การนำเสนอนั้นสะดุดไป
- เสียงนั้นสำคัญ : การนำเสนอ คือการเล่าเรื่องแบบหนึ่ง และการเล่าเรื่องที่ดี คือการใช้ลักษณะของเสียงต่าง ๆ ออกไป เพื่อให้เกิดอารมณ์ในการฟังขึ้นมา การเล่าแบบเนิบนาบ ทำให้ผู้ฟังหน้าเบื่อไม่คล้อยตาม แล้วยังทำให้ผู้ฟังไม่มีความสนใจในการฟังที่เกิดขึ้นอีกด้วย แต่ถ้าผู้เล่า เล่าด้วยอารมณ์จริงจัง จะทำให้เกิดอารมณ์ที่คล้อยตามได้ง่าย ยิ่งมีความมั่นใจในสิ่งที่นำเสนอ พยายามพูดช้าและเร็วในบางจังหวะ เสียงดังและค่อยผสมกันไป ทำให้สิ่งที่ฟังนั้นจะมีความน่าฟัง และสามารถโน้มน้าวให้คนนั้นเชื่อได้ง่ายมากขึ้นด้วย
- มั่นใจให้เกิน 100% : สิ่งสำคัญของการที่จะพูดให้ดีต่อหน้าคนอื่นคือ ความมั่นใจ หลาย ๆ ครั้งที่การนำเสนอนั้นผิดพลาด เพราะเกิดความไม่มั่นใจในตัวเอง ความกลัวในการพูดในที่คนเยอะ ๆ หรือประหม่าออกมา ทั้งนี้สิ่งที่จะแก้ไขในเรื่องนี้ได้คือการฝึก ฝึก ฝึก และพยายามนำเสนอให้บ่อยครั้งมากขึ้นจนมันกลายเป็นส่วนหนึ่งที่เป็นเรื่องธรรมชาติขึ้นมา แต่ถ้ายังมีอาการอยู่ ในต่างประเทศได้มีการแนะนำวิธีเรียกว่า “Power Poses” ซึ่งดูได้ที่ TEDTalk ดังคลิปแนบด้านล่าง หรือ การยิ้มและทำทางการแสดงเล็กน้อยก็ทำให้คุณนั้นดูมีความมั่นใจขึ้นอีกด้วย หรือสุดท้ายสิ่งที่ Adam Grant คนเขียนหนังสือชื่อดังแนะนำก็ใช้ได้ คือการยอมรับตรงๆ กับผู้ฟังไปว่า คุณรู้อะไร และไม่รู้อะไร จะทำให้คุณมั่นใจขึ้นมา และทำให้ห้องนั้นมีบรรยากาศที่ดีขึ้น โดยไม่ได้ตั้งแง่ที่จะไม่ฟังคุณอีกด้วย
- รักษาระดับความสนใจผู้ฟังเอาไว้ : มีหลากหลายวิธีที่จะดึงความสนใจของผู้ฟังในห้องประชุมเอาไว้ แต่วิธีที่ง่ายที่สุดคือการพยายามสื่อสารกับผู้ฟัง ผ่านการเล่าเรื่องโดยใช้คำว่า “พวกเรา” หรือการใส่เรื่องราวที่เป็น Common ground ของทุกคนเอาไว้ จะทำให้คนฟังนั้นรู้สึกว่ามีส่วนร่วมในเนื้อเรื่องนั้น ๆ ขึ้นมา อีกวิธีที่นิยมกันคือการตั้งคำถามที่ให้ผู้ฟังในห้องมาตอบคำถามนั้น เพื่อสร้างการมีส่วนร่วมของผู้ฟังมากขึ้นอีกด้วย แถมยังหยุดการเสียสมาธิของผู้ฟังได้อีก ถ้าสไลด์นำเสนอนั้นยาวมาก อีกวิธีคือการหยุดในแต่ละ Section เพื่อเช็คความเข้าใจในแต่ละคนว่าเข้าใจในสิ่งที่นำเสนอไหม ซึ่งจะทำให้เราสามารถเช็คหรือทำให้ผู้ฟังแต่ละคนนั้นมีความเข้าใจที่ตรงกันได้ด้วย
- Tailormade Presentation : สิ่งหนึ่งที่สำคัญ คือการรู้ว่าคนฟังในหัองนั้นอยากฟังอะไร และผู้ฟังเป็นใครบ้าง เพื่อที่จะสามารถสร้างเนื้อหาการนำเสนอที่ตรงใจกับคนในห้องนั้น ๆ ได้ เช่นจะนำเสนองานกับผู้บริหารระดับสูงมาก ซึ่งคนกลุ่มนี้มีเวลาน้อยที่จะฟังอะไรนาน ๆ การทำสไลด์สรุปสั้น ๆ ก็จะเหมาะกับคนกลุ่มนี้ หรือถ้าเป็นคนชอบฟังเรื่องรายละเอียด การทำสไลด์ที่เจาะลึกมา มีตัวอย่างให้ดู ก็จะเหมาะกับคนกลุ่มนี้ หรือกลุ่มคนที่ชอบอะไรที่ตื่นตา ตื่นใจ การมีอะไรไปในเสนอช่วยในห้องนั้นก็ช่วยได้อย่างมากด้วย สิ่งหนึ่งที่จะช่วยให้เราสามารถทำสไลด์ที่เหมาะกับลูกค้าได้ คือการที่ฝั่ง AE นั้นช่วยบอกลักษณะ และบุคลิกความชอบของลูกค้าขึ้นมาได้ด้วย
- จบด้วยข้อความโดน ๆ : วิธีที่การจะสร้างความประทับใจในการนำเสนอคือการสร้างประโยคที่จบแบบให้เกิดความทรงจำว่าเรานำเสนออะไรไป สิ่งสำคัญคือพยายามสรุปรวบยอดในการนำเสนอออกมาอยู่ในรูปแบบที่ง่ายที่สุด ที่เกิดความรู้สึก impact เข้าไปในใจของผู้ฟังขึ้นมา และทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางความคิดขึ้นมาได้ ลองดู TEDTalk ที่จะมีการจบทุกครั้งที่จะทำให้เราประทับใจและหวนนึกย้อนไปยังเรื่องราวที่ฟังมาทั้งหมดอีกครั้ง
ทั้งนี้การเตรียมตัวดี ทำให้การนำเสนอนั้นมีชัยมากไปกว่าครั้ง แต่ที่สำคัญกว่านั้นคือการเตรียมเนื้อหาที่มีคุณค่า มีสิ่งที่มีสาระสำคัญในการนำเสนอ เพื่อสร้างโครงสร้างความจำและความเข้าใจของผู้ฟังขึ้นมา และรวมเป็นเนื้อเรื่องที่จะเล่าได้ดีขึ้น
